Outlook 2003 では、個人の予定表と参照権限のある他の予定表を並べて表示できるようになりました。自分の予定とグループの予定を比較しながら、効率的なスケジュール管理が行えます。ナビゲーション ウィンドウにはカレンダー ナビゲータ、予定表の一覧が表示されます。

予定表では、必要に応じて表示方法を変更して予定を見やすく一覧にして確認できます。予定表の表示方法の種類には、ビューと表示日数の変更があります。「第 3 章 連絡先」でも説明したように、ビューとは Outlook の表示形式です。既定では、カレンダー形式の [日/週/月] ビューで [日単位] の表示日数の予定が表示されます。

予定表のビュー
予定表は、既定では [日/週/月] ビューで表示されていますが、他にもさまざまなビューが用意されています。ビューを切り替えることで、アイテムが見やすくなり、予定を確実に把握できます。

たとえば、特定の日の予定を確認または作成する場合には、時間軸を頼りに確認します。この場合には、既定で表示される [日/週/月] ビューが便利です。また、今後の予定を確認したい場合は、[終了していない予定] ビューで一覧表示できます。

ビューを変更するには、ナビゲーション ウィンドウでビュー名をクリックするか、[表示] メニューの [並べ替え] ― [現在のビュー] をポイントして対象のビュー名を選択します。

表示日数の変更
[日/週/月] ビューでは、予定の表示日数を予定に合わせて設定できます。タイム テーブルには、1 日単位、1 週間単位 　　(稼働日と週)、または 1 か月単位があります。既定では 1 日単位が表示されます。

表示日数を変更するには、標準ツール バーの [ 日]、[ 稼働日]、[ 週]、[ 月] のいずれかをクリックします。

目的の予定を日または週の予定を確認するには、カレンダー ナビゲータで対象の日をクリックするだけです。目的の日付がカレンダー ナビゲータに表示されていない場合は、カレンダー ナビゲータの右上の矢印 ( または ) をクリックして月を移動し、対象の日をクリックします。( をクリックすると前月、 をクリックすると次月を表示します)

カレンダー ナビゲータの年月表示部分 (タイトル部分) をクリックすると、表示中の年月の前後 3 か月が一覧として表示されます。そのまま上下にドラッグすれば、目的の年月に切り替えることもできます。

Outlook では、タイムゾーンを追加して表示することもできます。タイムゾーンを追加すると、ほかの地域に住むユーザーとの会議や電話会議を計画するときに便利です。

稼働日時とは、Outlook で通常の活動を行う就業日および時間のことで、既定では月曜から金曜の 9:00～18:00 に設定されており、稼働時間は予定表に淡い色で表示されます。稼働日以外でも予定を入力できますが、休日として扱われるので、日中の時刻も濃い色で表示されます。定休日が土曜と日曜でない場合は、稼働日の設定を変更し、自分の労働時間に合わせて利用することができます。

稼動日時の変更
自分の労働時間に合わせて稼動日時の設定を変更することができます。[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[オプション] ダイアログ ボックスで [予定表オプション] をクリックし、[予定表オプション] ダイアログ ボックスで [稼働日の設定] の各項目を設定します。

一覧に予表示された予定、イベント、会議は、ダブル クリックすれば、すぐに表示できます。確認後、修正して内容を保存するにはツール バーの [保存して閉じる] をクリックします。

予定表に表示されるアイテムには、予定、会議、イベントの 3 つがあります。予定を管理する上でよく理解し、上手に使い分けると、効率的に作業できます。

予定
予定とは、他のスタッフを必要としない活動です。アラームを設定して自分の予定を確認するメッセージを表示させる、または [予定あり]、[空き時間]、[仮の予定]、[外出中] などの予定の公開方法を設定して、自分の予定表がほかのユーザーに対してどのように表示されるかを指定するなどの操作が実行できます。毎週、毎月など一定の間隔で繰り返し行われる予定は、定期的な予定として管理します。予定は、日単位、週単位、または月単位で表示されます。 予定は、自分の予定表に設定します。ほかのユーザーの予定表へのアクセス権を取得すると、そのユーザーの予定表に予定を直接設定したり、設定されている予定を変更したりすることもできます。また、予定は非公開にもできます

会議
会議は、他のスタッフやリソースを必要とする活動です。会議を開催するには、会議出席依頼を作成して出席者に送信したり、リソースを予約したりします。社内またはインターネット上に利用できるシステムがあれば、オンライン会議も設定できます。会議を設定する場合は、出席者、確保するリソース、および会議の時間を指定します。会議出席依頼への返信は受信トレイに表示されます。出席依頼を受け取った出席者が、他の出席者の予定をチェックして別の時間帯を提案することもできます。既に設定されている会議に出席者を追加したり、会議の設定を変更したりすることもできます。

イベント
イベントは、24 時間以上続く活動です。たとえば、展示会、休暇、セミナーなどはイベントです。イベントは、予定表の時間枠の部分には表示されず、見出しに表示されます。予定表をほかのユーザーが参照した場合、1 日中続く予定は "予定あり" として表示されますが、イベントは "空き時間" として表示されます。

通常のイベントは 1 回しか行われず、1 日または数日間続きます。ただし、イベントの中には、誕生日、記念日などのように年に 1 回特定の日に行われるものがあります。このイベントは、例年のイベントと呼ばれます。

• [件名] ボックス
  
  予定のタイトルを入力します。入力する内容は後で判断しやすいようにわかりやすいものにしておくことをお勧めします。


• [場所] ボックス
  
  予定が行われる場所を入力します。一度入力した場所は、次からはボックスの一覧で選択できるようになります。会議の場合は、リソースの選択を行うと自動的に会議室の名前が表示されます。

イベントは、24 時間以上続く活動です。イベントは、予定表の時間枠の部分には表示されず、見出しに表示されます。イベントとして設定するのは、休暇、展示会、セミナーなどの 1 日以上を必要とする予定や、誕生日などの 1 日を対象とした記念日です。

会議は、他のスタッフと共同で行う活動です。また一人で行う予定であっても、リソース (会議室や機材など) の予約が必要な活動は "会議" として扱います。リソースには 1 つのメール ボックスが必要です。これはスケジュールに併せてリソースの予定を確保する必要があるためです。 会議を開催するには、出席者に会議出席依頼を送信します。会議出席依頼を作成するには、[予定表] ウィンドウを開いて、[アクション] メニューの [新しい会議出席依頼] をクリックします。

電子メールを利用してコミュニケーションを行う場合、受信したメッセージをもとにスケジュール作成を行う場合がよくあります。Outlook 2003 では、受信メッセージをフォルダにドラッグするだけで、新しい予定が作成できます。受信メッセージから作成した新しい予定は、件名やコメントなどの基本情報が入力された状態なので、日時や出席者およびリソースを選択するだけで迅速に作成作業が行えます。

会議 ワークスペースは、開催予定の会議の準備を行うために最適化された Windows SharePoint Services の共有ワークスペースです。会議ワークスペースを使って、実際に会議を開催する前に会議予定や参加者リスト、資料となるドキュメント等を共有できます。会議開催後には、議事録や会議によって発生した仕事の確認にも使用できます。ディスカッション形式の会議をサイト上で直接行うことも可能です。

会議 ワークスペースは、会議出席依頼で [会議ワークスペース]をクリックします。[会議ワークスペース] 作業ウィンドウが表示され、ウィザードに従ってワークスペースを作成できます。会議出席依頼には作成された会議ワークスペースへのリンクが含まれ、メールを受信した人はリンクから会議ワークスペースに移動し、会議の詳細を確認できます。

Outlook では出席者やリソースのスケジュールを確認してから、出席依頼を作成できます。スケジュールを確認しないと、辞退されたり、別の時間指定の申し出を受けたりすることがあり、余計な時間を使ってしまう場合があります。効率よく会議を設定するためには、事前によく確認してから計画を立てる必要があります。

[予定表] ウィンドウで [アクション] メニューの [会議の計画] をクリックして出席予定者やリソースを追加すると、全員のスケジュールが表示されます。

「会議出席依頼の作成」で作成されたメッセージは、[承諾]、[仮の予定]、[辞退]、および [別の日時を指定] の 4 つの返信ボタンが付けられたメッセージとして、[受信トレイ] に送信されます。受信者はこの返信ボタンを使用して、出欠または別の日時の申し出を行います。送信者は、出欠状況がどのようになっているか履歴を確認できます。

会議の出席依頼を送信し、全員の承諾を受けた後で必要に応じて変更することができます。変更で考えられるのは、場所、出席者、件名などを変更する場合と、会議をキャンセルする場合があります。

会議の更新
会議の内容を変更して更新するには、まず会議アイテムを開いて変更内容を設定します。[保存して閉じる] をクリックしすると、[今すぐ変更内容を出席者に送信しますか?] という確認メッセージが表示されます。[はい] をクリックすると、出席者全員にメッセージが送信されます。

リソースとは、会議室や機材 (OHP など) を指します。Exchange Server 2003 を使用している場合、リソースにアクセス権のある担当者は、Outlook 2003 で自由に予約ができるようになります。

リソースを設定するには、サーバー上にリソース専用のメールボックスが必要です。組織のユーザーの １ 人がリソースのメールボックスをセットアップし、ほかのユーザーにリソースの予定を設定する権限を与えます。このように設定すると、リソースでは自動的に出席依頼の承諾や拒否が行われます。リソースの予定を設定する場合は、リソースに会議出席を依頼します。リソースが空いている場合は、出席依頼が承諾され、リソースの予定表にその会議が自動的に追加されます。

リソースの管理者は、リソースの予定を設定する機能を制限することができます。たとえば、特定の会議室の予定をマネージャだけが管理できる場合、管理者はマネージャからの要求のみを承諾し、マネージャ以外のユーザーからの要求は受けないようにアクセス権を設定できます。

リソースの設定
リソースを設定するには、まず Exchange Server 上にリソース専用のメールボックスを作成し、リソースの名前で Outlook 2003 をセットアップします。

クライアントのセットアップが完了したら、Outlook 2003 を起動して [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。次に [オプション] ダイアログ ボックスで [予定表オプション] をクリックし、[リソースの設定] をクリックします。[リソースの設定] で [出席依頼と会議キャンセルを自動処理する] チェック ボックス、および他の必要なオプションをオンにし、[アクセス権] の設定をクリックします。[プロパティ] ダイアログ ボックスの [アクセス権] タブで、リソースへのアクセス権を設定します。

リソースの予約
リソースの設定が完了すると、アクセス権のあるユーザーはリソースの予約ができるようになります。リソースを予約するには、会議の [スケジュール] タブで [出席者の追加] ― [アドレス帳から追加] をクリックし、アドレス帳からリソース名を選択して [リソース] をクリックします。[リソース] の右の一覧にリソース名が追加されたことを確認し、[OK] をクリックします。[会議] ダイアログ ボックスに戻るので、必要であればその他の変更を加え、変更内容を出席者に送信します。

予定、会議、およびイベントには、定期的に開催されるものがあります。たとえば、毎週月曜日 AM 9:00 からの朝礼が行われたり、毎月 15 日に営業部会が開催されたりする場合があります。また、誕生日や記念日など年に一度のイベントも定期的に行われます。このようにくりかえし実施される予定は、"定期的なアイテム" として一回登録すれば、その後決められた間隔で自動的に予定として登録されます。

Outlook 2003 では、予定と会議を 10 色に色分けできます。これらの色は、予定表の [日/週/月] ビューに反映されます。色分けを設定するには、アイテムを開いて [ラベル] ボックスの一覧で目的の色を選択します。

グループ スケジュールを使用すると、複数のユーザーまたはリソースの予定を一緒にして、一度に簡単に表示できます。

グループ スケジュールは、グループ全体で利用するスケジュールではなく、 "グループに所属するユーザーの予定表確認ページ" です。あくまで個人閲覧用のものなので、いくつでも作成可能です。たとえば、部門の全社員の予定を確認するためのグループを作成すれば、全員の空き時間情報を確認できます。ユーザーだけでなく、会議室やプレゼンテーションに使用するスライド プロジェクタなどの機材 (リソース) のグループも作成できます。

グループ スケジュールを表示しながら、会議の予定をすばやく決定したり、グループのメンバ全員または一部に電子メールの送信もできます。グループ スケジュールで予定を作成すると、事前にグループの各メンバの最新の空き時間情報を参照したり、グループのメンバ全員の空いている時間を自動選択で見つけたりできて便利です。

グループ スケジュールには、既定では表示されるすべてのアイテムの詳細が含まれます。ただし、アイテムの所有者がアイテムを非公開にしている場合を除きます。

グループ スケジュールの作業を行うには、[予定表] ウィンドウで [アクション] メニューの[グループ スケジュールの表示] をクリックするか、ツールバーの (グループ スケジュールの表示) をクリックします。

Outlook 2003 と Exchange Server 2003 の環境では、個人の予定表を簡単に共有できるようになりました。アクセス権を持つメンバの予定表は、個人の予定表と同じ画面に並べて表示できるため、複数のユーザーのスケジュールを確認しながら、予定を計画できます。

Exchange Server のパブリック フォルダを利用すれば、グループ単位のスケジュール管理が行えます。予定表アイテムのパブリック フォルダも、個人の予定表と同じ画面に並べて表示できます。

また、情報共有基盤である Windows SharePoint Services とも密接に連携しています。Outlook 2003 では、SharePoint サイトのイベント リストも予定表に並べて表示することが可能です。Outlook で管理する個人の予定と SharePoint サイトのバーチャル チームの予定をひとつのクライアント アプリケーションから確認できるため、効率的なスケジュール管理が行えます。

個人用予定表の共有
Outlook 2003 の予定表では、共有設定を行っているメンバの予定を並べて表示できます。[個人用の予定の共有] は予定表を他のメンバに公開できるだけでなく、特定のユーザーに編集権限を与えることも可能です。たとえば秘書や同僚に権限を付与しておけば、急な予定の変更があった場合でも、柔軟に予定の更新が可能になります。

予定表を並べている場合、すべての予定表が同じタイムゾーンで表示されます。表示する日付や時間を変更しても、同じタイムゾーンの全員の予定をひとめで確認できます。

個人予定表はインターネットまたはイントラネット上に Web ページとして保存することもできます。予定表を参照してほしい人にその Web ページの URL を通知すれば、その予定表を簡単に共有できます。

個人用予定表を Web ページとして保存
Web ページとして保存した予定表は、予定表を参照してほしい人にその Web ページの URL を通知すれば、簡単に共有することができます。

個人用予定表を Web ページとして保存するには、[ファイル] メニューの [Web ページとして保存] をクリックします。

Outlook では、NetMeeting、Windows Media Services、Microsoft Exchange Conferencing の 3 つのオンライン会議をサポートしています。社内あるいはインターネット上に利用できるいずれかのサイトがあれば、オンライン会議を開催することができます。インターネット上にサイトがあり、iCalendar 形式で会議出席依頼を作成すれば、外部のスタッフでも、オンライン会議に参加することができます。
オンライン会議を開催
オンライン会議の出席依頼を作成する手順は、通常の会議出席依頼を作成する場合とほとんど同じです。会議出席依頼をオンライン会議にするには、[予定タブ] で [オンライン会議に使用するアプリケーション] をチェックしてオンライン会議の種類を選択し、必要なオプションを設定します。

オンライン会議に参加
オンライン会議に出席するには、出席依頼を開いて [会議に参加] をクリックします。
また、オンライン会議に自動的に参加するには、[アラームと NetMeeting を連動する] または [アラームと Windows Media を連動する] をオンにします。

インターネット経由で会議出席依頼を送信する設定
インターネット経由で会議出席依頼を送信するには、iCalendar 形式を使用します。ただし、会議出席依頼を受信するユーザーも iCal 対応の電子メール アプリケーションを使用する必要があります。iCalendar 形式会議出席依頼を送信すると、受信者はその依頼を開き、依頼を承諾して自分の予定表に追加するか、依頼を辞退することができます。

iCalendar 形式 を使用できるよう設定するには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[オプション] ダイアログ ボックスの [初期設定] タブで [予定表オプション] をクリックします。[予定表オプション] ダイアログ ボックスの [詳細オプション] の [インターネット経由で会議出席依頼を送信する時は、iCalendar 形式を使用する] チェック ボックスをオンにします。iCalendar 形式を使用しない場合は、チェック ボックスをオフにします。

Outlook 2003 では、会議出席依頼を作成する際、直接 SharePoint サイトに新しい会議用の会議ワークスペースを作成できます。

Outlook 2003 では、SharePointサービス のイベント リストを直接表示できます。表示方法は、SharePoint サイトの各リストから [Outlook へのリンク] をクリックするだけです。

イベント リストは個人の予定表と並べて表示できるため、Outlook で管理する個人の予定と SharePoint サイトのチームの予定をひとつの画面で確認し、効率的なスケジュール管理が行えます。