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社外からの利用<Outlook Web Access>

Exchangeサービス は、外出先などで自分のコンピュータを利用できない場合にも、多彩なアクセスを提供します。以下のアクセス方法により、インフォメーション ワーカーは、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも、Exchangeサービス にアクセスし、 ビジネスに必要な情報を送受信できます。
  • ブラウザ アクセス - Microsoft Office ウェブメール(OWA)は、自分のコンピュータを利用できないときに、ブラウザによる Exchangeサービス へのアクセスを提供します。インターフェイスは、より Outlook 2003 に近づき、多くの Outlook 機能をサポートしているため、外出先でもオフィスと同じスタイルで作業できます。
  • モバイル アクセス - Exchangeサービス は、モバイル ユーザー向けの機能を標準で提供します。i モードや任意の WAP 2.0 対応型携帯電話を利用するユーザーは、Outlook Mobile Access(OMA) から Exchangeサービス にアクセスできます。また、Pocket PC デバイスを利用している場合には、 Exchange ActiveSync® でデータの同期を行い、オフラインでも Exchange データの確認ができます。

Microsoft Office Outlook Web Access

ウェブメール(OWA)では、インターネットに接続されているコンピュータ上で、Web ブラウザから Exchangeサービスのメールボックスにアクセスできます。メッセージの閲覧や送受信、予定や連絡先の作成/編集、仕事やルールの作成、パブリック フォルダの利用など、Outlook 2003 を使用する場合と、ほぼ同じ作業が行えます。

<サポートされるブラウザ環境>

ウェブメール(OWA)は、UNIX、Apple Macintosh、または Microsoft Windows をベースにしたさまざまなコンピュータ上から、Microsoft Internet Explorer や Netscape Navigator、Firefox などの Web ブラウザを使って利用できます。

ブラウザごとに利用できる機能
電Exchangeサービス の Outlook Web Access は、Internet Explorer 6 の組み合わせにより、プレミアム クライアントのすべての機能を活用できます。また、新しい Outlook Web Access はその他のブラウザにおいてもモバイル アクセスをサポートします。各バージョンおよび Internet Explorer 以外のブラウザで提供される機能の詳細は以下の表をご覧ください。
●:機能あり/▲:使用するブラウザによって機能あり/-:機能なし
ウェブメール(OWA)の機能 Internet
Explore 6 SP1
Internet
Explorer 5
その他
メール、カレンダ、仕事 (基本 クライアント)
右クリックなどの Microsoft Office Outlook 2003 に似た操作性 (プレミアム クライアント) -
メールを未読にする -
6 ヶ国語に対応した、サーバー 側でのスペルチェック -
フォーム ベースの認証、自動ログオフ / セキュアログオフ機能
S/MIME のサポート - -
2 行ビュー -
ショートカット メニュー -
キーボード ショートカット -
会議出席依頼の転送機能
ナビゲーション ウィンドウへの通知の表示 -
[連絡先フォルダに追加] 機能 -
アドレス帳からアイテムへ名前の追加
1 ページに表示するアイテム数の設定
アラビア語とヘブライ語向けの双方向レイアウトのサポート - -
閲覧ウィンドウ内で自動的に開封済みにする時間の設定 -
独自ウィンドウでパブリック フォルダを表示 -
独自ウィンドウで名前の検索を表示 -
インフォメーション バーでのメッセージ秘密度の設定
会議出席者のアラーム時刻設定
新しいウィンドウでカレンダを表示 -
フォーム ベース認証
共通の仕訳ルール サポート -
Outlook 2003 のクイック フラグ -
個人用の仕事の作成
メッセージの署名
Outlook で作成された検索フォルダのサポート -
削除されたメッセージから新着メッセージを検索
添付ファイルのブロック
迷惑メールの防止
動先サイトの非表示
GZip 圧縮による接続 -
●:機能あり/▲:使用するブラウザによって機能あり/-:機能なし
クライアント モード
Exchangeサービス の Outlook Web Access には、ブラウザにあわせて基本またはプレミアムの 2 種類のクライアント モードが用意されています。Outlook 2003 によく似たデザインのプレミアム クライアントは、完全な機能を備えた Exchange クライアントです。また、基本クライアントでは、プレミアム クライアントの機能の一部が利用できます。基本クライアントで利用できる機能は限られていますが、動作速度はより高速になるため、低速回線接続を使用している場合などに利用できます。

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メモ ― 本書では、Outlook Web Access の 2 つのクライアント モードのうち、完全な機能を備えたプレミアム クライアントの活用方法について紹介します。

<ウェブメール(OWA)によるExchangeサービスへのアクセス>

ウェブメール(OWA)を表示するには、Web ブラウザを起動して、Outlook Web Access の URL https://mail.win-sv.com を入力します。

認証ダイアログ ボックスまたは認証フォームにアカウント情報を入力してログオンします。認証フォームを使用できる場合は、基本またはプレミアム クライアントのどちらを使用するか選択できます。

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Outlook Web Access 認証フォームのセキュリティ
認証フォームを使用したログオンでは、ページのフォーム上にユーザー名とパスワードを入力します。ブラウザのダイアログにユーザー名とパスワードを入力しないため、安全性が確保されます。

また、Outlook Web Access のユーザー資格情報はCookie に格納され、ユーザーが Outlook Web Access からログ オフしてブラウザを閉じたり、無操作の状態が一定時間続くと、Cookie は自動的に消去されます。

セキュリティ オプションとして、2 つのモードが選択できます。
  • 公共または共有のコンピュータ
    共有のコンピュータで Outlook Web Access を使用する場合は、このオプションを選択します。Exchange Server によって自動的に接続が切断されるまでの時間が短く設定されています。
  • プライベートのコンピュータ
    自分だけがこのコンピュータを使用する場合は、このオプションを選択します。Exchange Server によって自動的に接続が切断されるまでの時間が長くなります。

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【重要】

Outlook 2003 で配信先を既定のメールボックスから別のフォルダ(個人用フォルダ等)に変更すると、Outlook Web Access からメールボックスにアクセスできなくなります。Outlook 2003 で配信先を変更している場合には、Outlook Web Access での利用を可能にするために、既定のメールボックスを配信先に設定してください。配信先の設定方法については、「2.1.3. 配信先の設定」を参照してください。

<Outlook Web Access (プレミアム クライアント) の基本画面>

Outlook Web Access を使用する前に、まず基本的な画面の名称を学習します。ここで、紹介する名称は、この後の説明でも頻繁に使用します。

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Outlook Web Access プレミアム クライアントの画面は、Outlook 2003 と同じくナビゲーション ウィンドウとメイン ウィンドウの 2 つに大きく分けることができます。また、画面には、ツールバーおよびフォルダ バーも表示されます。

  • ナビゲーション ウィンドウ (1)
    ナビゲーション ウィンドウでは、自分のメールボックスのフォルダ (受信トレイや予定表など) と作成したすべてのフォルダにアクセスできます。フォルダは、階層構造で表示されます。フォルダの横の [+] (プラス記号) をクリックするとサブフォルダを表示し、[-] (マイナス記号) をクリックすると折りたたみます。
    ナビゲーション ウィンドウにはフォルダ一覧のほか、ウィンドウ切り替えボタンおよびアラームも表示されます。
  • ウィンドウ切り替えボタン (2)
    メール、予定表、仕事、パブリック フォルダなどの各ウィンドウに移動するショートカット ボタンです。各ウィンドウにはクリック 1 回でアクセスできます。フォルダ一覧とボタンの間にある水平分割バーを使用して、ボタンをボタン トレイに折りたたむことができます。
  • メイン ウィンドウ (3)
    現在作業中のフォルダに含まれるアイテムが一覧表示されます。アイテムとは、メッセージ、予定、連絡先、仕事、メモなど Outlook Web Access で管理することができる情報の単位です。
  • 閲覧ウィンドウ (4)
    メールやパブリック フォルダの投稿アイテムなどの内容が表示されます。新しい Outlook Web Access では、Outlook 2003 と同じようにメッセージ一覧の右側に閲覧ウィンドウを表示し、以前のバージョンより表示領域が拡大しました。
  • ツールバー (5)
    ツールバーには、各ウィンドウで利用できる機能にすばやくアクセスするためのボタンが表示されます。受信トレイ、予定表、連絡先、仕事、パブリック フォルダには、それぞれ固有のツール バーと、各機能に対応したボタンがあります。
  • フォルダ バー (6)
    Outlook Web Access のフォルダ バーでは、各フォルダ (受信トレイや連絡先など) ごとの表示方法の選択やページのスクロールが行えます。
    表示方法を変更するには、フォルダ名の横の [▼] (矢印) をクリックし、ドロップダウン メニューから対象のビューを選択します。
    各フォルダでは、1 つのウィンドウで表示しきれない多くのアイテムを含む場合もあります。フォルダの内容をスクロールするには、 (前のページ) および (次のページ) をクリックします。 (最初のページ) および (最後のページ) をクリックして、フォルダの内容の先頭または最後にジャンプすることもできます。特定のページに移動するには、[アイテム] ボックスにページ番号を入力して Enter キーを押します。

<受信トレイ>

[受信トレイ] は、Outlook 2003 の [メール] ウィンドウと同じ、電子メール メッセージを受信するフォルダです。既定の設定では、メッセージは [受信トレイ] に配信されます。新着メッセージは、フォルダ名の横にかっこ書きで受信数が表示され、アイテムの一覧に太字で表示されます。メッセージ アイテムは、閲覧ウィンドウでも、ダブル クリックして表示されるメッセージ開封フォームでも確認できます。

メモ ― アイテムの一覧ではメッセージを開封すると標準の書体で表示されます。開封したメッセージを未読にするには、対象のメッセージを選択し、Ctrl + U キーを押します。

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アイテムの移動とコピー
メールボックスのメッセージ アイテムは、フォルダを使用して整理が行えます。フォルダを使用したメッセージの整理は、テーマごとに作成したフォルダにメッセージを移動またはコピーします。

メッセージを移動またはコピーするには、メッセージを選択 (またはメッセージ開封フォームを表示) して、ツールバーの (移動/コピー) をクリックし、[アイテムの移動/コピー] ダイアログ ボックスで、移動先またはコピー先のフォルダを選択して、[移動] または [コピー] をクリックします。[新規作成] をクリックすると、移動先となる新しいフォルダを作成できます。

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メモ ― フォルダ間で移動するメッセージを直接ドラッグ (コピーする場合は、Ctrl キーを押しながらドラッグ) することもできます。
メッセージの返信または転送
メッセージの返信および転送を利用すると、元のメッセージのテキストがメッセージの本文にコピーされるため、元のメッセージが引用できます。また、メッセージの流れを確認する場合にも便利です。

メッセージの返信または転送を行うには、メッセージを選択 (またはメッセージ開封フォームを表示) して、ツールバーの (返信)、 (全員へ返信)、および (転送) のいずれかをクリックします。

[返信] をクリックすると、元のメッセージの送信者のアドレスが [宛先] に自動的に入力されます。[全員へ返信] をクリックすると、元のメッセージの送信者と、メッセージを受信したすべての受信者のアドレスが [宛先] および [CC] に入力されます。[返信] をクリックした場合には、[宛先] ボックスに、転送先の電子メール アドレスを入力します。
メモ ― メッセージを右クリックして表示されるコンテキスト メニューから、[返信]、[全員に返信]、または [転送] を選択することもできます。

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クイック フラグ
Outlook Web Access でも、返信の作成や作業が必要な受信メッセージに目印を付けて整理するクイック フラグが利用できます。6 色 (赤、青、黄、緑、オレンジ、紫) のクイック フラグには、たとえば、至急目を通す必要のあるメッセージに赤いフラグ、後で読むメッセージに青いフラグを設定するなど、自分なりにルールを設定して利用できます。

メッセージに特定の色のフラグを付けるには、メッセージに対応するフラグを右クリックして、フラグの色を選択します。

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アイテムの一覧では、見出しの [フラグ] 列をクリックして、フラグの色別にメッセージを並べ替えることもできます。 メッセージへのフラグの設定を終了するには、フラグを右クリックして、[フラグの終了] をクリックします。フラグをクリアするには、[フラグをクリア] をクリックします。

メッセージの並べ替え
メッセージの一覧は、件名、差出人、およびテーマ ("スレッド") などのさまざまな条件に合わせて、メッセージを並べ替えて表示できます。

メッセージを並べ替えるには、フォルダ バーの横にかっこ書きされているビュー名をクリックし、以下のいずれか 1 つを選択します。

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  • [2 行ビュー] 既定のビュー。[受信トレイ] にあるメッセージがすべて 2 行で表示されます。
  • [メッセージ] メッセージの差出人、件名、受信日時、サイズが 1 行で表示されます。
  • [未読メッセージ] [受信トレイ] にある未読メッセージのみが表示されます。
  • [差出人別] メッセージが差出人別に並べ替えられ、グループ化されて表示されます。特定の送信者からのメッセージをすべて表示するには、メッセージ グループの横にある [+] (プラス記号) をクリックします。
  • [件名別] メッセージが件名別に並べ替えられ、グループ化されて表示されます。[+] (プラス記号) をクリックすると、グループを展開します。
  • [テーマ別] メッセージがテーマ別に並べ替えられ、グループ化されて表示されます。[+] (プラス記号) をクリックすると、グループを展開します。
  • [テーマ別未読メッセージ] 未読メッセージがテーマ別に並べ替えられ、グループ化されて表示されます。
  • [宛先] [受信トレイ] にあるすべてのメッセージが、送信先の受信者または受信者グループ別に並べ替えられて表示されます。
新しいメッセージの作成
メッセージは、メッセージ作成フォームで作成します。このフォームは、メッセージの返信および転送に使用するフォームと同じです。メッセージに返信する場合、[宛先]、[差出人]、[件名] などのヘッダー情報はあらかじめ入力されています。

新しいメッセージを作成するには、[受信トレイ] でツール バーの (新規作成) をクリックするか、Ctrl + N キーを押します。
メモ ― アドレス帳から直接新しいメッセージを作成することもできます。ツール バーの (アドレス帳) をクリックし、[名前の検索] ダイアログ ボックスで宛先を検索して一覧から名前を選択し、[メッセージの作成] をクリックします。

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名前の確認
メッセージ作成フォームでは、[宛先] に名前の一部を入力して (名前の確認) をクリックすると、一意である場合、エイリアスに一致した名前が自動的に表示されます。複数の候補がある場合には、[名前の確認] ダイアログ ボックスが表示され、 候補の一覧から名前を選択できます。

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スペル チェックの利用
作成したメッセージは、スペル チェック プログラムを使用して、英文などのスペル ミスを事前に防止できます。ツール バーの (スペル チェック) をクリックすると、スペル チェック プログラムによって、辞書にない単語が検索し、エラー修正のためのオプションが表示されます。


メッセージを送信する前に自動的にスペル チェックを行うには、[オプション] に移動し、[スペル チェック オプション] の [送信前にスペル チェックを実行する] チェック ボックスをオンにします。

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【重要】

メッセージの件名行はスペル チェックされません。スペル チェックを使用できるのは、Outlook Web Access の登録ユーザーとしてスペル チェック プログラムを提供されている場合のみです。
メッセージ オプションの設定
[メッセージ] ツール バーの [オプション] をクリックすると、さまざまな Outlook Web Access 機能をメッセージに追加することができます。新規メッセージ、返信、および転送に以下の機能を追加できます。

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  • [重要度] メッセージには、送信を行う前に [高] または [低] で示す重要度を設定し、受信者にフラグつきのメッセージを送信できます。重要度を特に指定していない場合は、既定の設定で [標準] の重要度が割り当てられます。
メモ ― 重要度はメッセージ作成フォームで、ツール バーの (重要度: 高) または (重要度: 低) をクリックして設定することもできます。
  • [機密度] メッセージの機密度として [標準]、[個人用]、[親展]、または [社外秘] を設定します。既定の設定は [標準] です。
  • [確認オプション] 送信したメッセージに対する配信確認または受信者の開封確認を要求します。メッセージの受信確認を要求すると、送信したメッセージが配信または開封されたときに、自分の [受信トレイ] に通知が届きます。
  • [電子メールのセキュリティ] 新しい Outlook Web Access では、S/MIME をサポートしているため、S/MIME コントロールをインストールして、メッセージと添付ファイルの暗号化、およびデジタル署名が利用できます。
    目的の受信者だけがメッセージを開封できるようにするには、[メッセージの内容と添付ファイルを暗号化する] をオンにします。送信中にメッセージが改ざんされないようにするには、[このメッセージにデジタル署名を追加する] をオンにします。デジタル署名を付けることによって、そのメッセージが送信者本人からのものであることを受信者に証明します。
メモ ― メッセージの暗号化とデジタル署名はメッセージ作成フォームで、ツール バーの (メッセージと添付ファイルの暗号化) または (このメッセージにデジタル署名を追加する) をクリックして設定することもできます。

【重要】

暗号化およびデジタル署名を使用するには、S/MIME コントロールをダウンロードしてインストールする必要があります。S/MIME コントロールをダウンロードするには、[オプション] に移動し、[電子メールのセキュリティ] で [ダウンロード] をクリックします。

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署名の挿入 署名を事前に作成しておくと、自分の氏名や連絡先などの基本情報を毎回入力することなく、1 回のクリックでメッセージに挿入できます。署名を作成するには、[オプション] に移動し、[メッセージ オプション] で [署名の編集] をクリックします。[署名] ウィンドウでは、HTML 形式の書式を使用して、署名を作成できます。

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すべてのメッセージに署名を自動的に挿入するには、[送信メッセージに自動的に署名を追加する] チェック ボックスをオンにして、[保存して閉じる] をクリックします。メッセージごとに署名を追加するには、メッセージ作成フォームでツール バーの (署名の挿入) をクリックします。
メモ ― メッセージの重要度は、[メッセージ オプション] の [オプション] で設定することもできます。
添付ファイル
Outlook Web Access を使用した電子メール メッセージにも、あらゆる種類のファイルを添付できます。

新しい Outlook Web Access では、Outlook 2003 と同じようにメッセージ作成フォームに直接ドラッグしてファイルを添付できます。また、ツール バーの (添付ファイルの追加) をクリックする場合には、[ファイルを開く] ウィンドウからファイルを選択できます。

添付ファイルを削除する場合には、対象の添付ファイルを右クリックして [削除] を選択するか、ファイルを選択して Delete キーを押します。

迷惑メールの処理
Outlook WebAccess では、Outlook 2003 と同じように [迷惑メール] フォルダが用意されており、フィルタによる迷惑メールの検出が行えます。

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メッセージの送信者を [差出人セーフ リスト] に追加するには、追加するメッセージを右クリックして [差出人セーフ リストに追加] をクリックします。特定の送信者からのメッセージを次回からすべて迷惑メールとして処理するには、対象のメッセージを右クリックして [送信者を受信拒否リストに追加] をクリックします。

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<予定表>

Outlook Web Access の [予定表] では、予定の作成および管理したり、空き時間を確認しながら会議を計画したり、アラームを利用して予定を確認することができます。Outlook Web Access では、予定は自分自身だけを対象とするスケジュールを指し、メンバと共同の予定を会議と呼びます。

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予定表には、 (日)、 (週)、 (月) の 3 つのビューが用意されており、ツールバーでビューを変更できます。
特定の日を 1 つのビューに表示
予定表では、日、週、および月ビューのほか、任意で選択した日を最大 7 日まで 1 つのビューに表示することができます。特定の日を 1 つのビューにまとめるには、日ビューの日付の選択で最初の日付を指定し、Ctrl キーを押しながら、任意の日付を最大 6 日までクリックします。

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最大 7 日まで任意の日付を1 つのビューにまとめて表示できる
予定の作成
新しい予定を作成するには、[予定表] で ツールバーの [新規作成] をクリックします。
メモ ― 新しい予定は、日ビューで時間帯をダブルクリックするか、週ビューまたは月ビューで日付バーをダブルクリックして作成することもできます。

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予定作成フォームで以下の項目を設定し、[保存して閉じる] をクリックします。
  • [件名] ボックスに、予定の表題を入力します。
  • [場所] ボックスに、予定を実施する場所 (会議室名など) を入力します。
  • [開始時刻] ボックスおよび [終了時刻] ボックスから、適切な日付と時刻を選択します。
  • 定期的に開催する予定は、 (定期的なアイテム) をクリックします。[パターンの設定] ダイアログ ボックスでは、[時間の設定] で開始時刻と終了時刻を、[パターンの設定] で実施の頻度を、[期間] で開始日と終了日を選択します。

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  • [予定の公開方法] ボックスから、予定がある期間中のスケジュールの表示方法を選択します。他のユーザーがスケジュールを表示したときは、[予定あり]、[空き時間]、[仮の予定]、[外出中] など、ここで選択した項目が表示されます
  • 予定の重要度も設定できます。ツール バーの (重要度: 高) または (重要度: 低) をクリックします。
  • 予定に関連する資料など、ファイルを添付する場合には、ツール バーの (添付ファイルの追加) をクリックします。
会議出席依頼の作成
他のメンバの参加を求める予定は、会議出席依頼として送信します。会議出席依頼を作成するには、予定表で [新規作成] をクリックして (または予定アイテムを開いて)、 (会議出席依頼) をクリックします。

予定と同じ基本的な会議の情報し、出席依頼を送信するメンバを [必須出席者] または [任意出席者] をクリックして選択します。会議室や備品などの電子メール アドレスを持ったリソースが利用できる場合には、[リソース] も選択します。[空き時間] をクリックすると、指定した出席者およびリソースのスケジュールを確認し、線の中心をドラッグして空いている時間に会議を設定できます。

[送信] をクリックすると、出席者に会議出席依頼を送信します。

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会議出席依頼の返信
会議出席依頼は出欠フォームを持つメッセージとして、受信トレイに配信されます。会議の出欠を開催者に返信するには、会議出席依頼をダブル クリックして開き、 (承諾)、 (仮承諾) および (辞退) のいずれかをクリックします。

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開催者のアドレスが指定されたメッセージ ウィンドウが表示され、場合によってメッセージを入力して [送信] をクリックします。

予定および会議の変更
予定および会議出席依頼は、スケジュールの変更にあわせて編集または削除できます。

予定を編集するには、対象のアイテムを開いて内容を修正し、[保存して閉じる] をクリックします。会議出席依頼を変更する場合には、[更新情報を送信する] をクリックすると、メンバに新しい会議の情報を送信できます。

予定および会議をキャンセルするには、アイテムを開いて (削除) をクリックするか、アイテムを選択して Delete キーを押します。

予定表のアラーム
予定および会議には、開始時間の前にアラームを表示するよう設定できます。アラームは開催時間のどのくらい前に表示するかを指定することもできます。

アラームを表示するように設定するには、予定および会議のアイテムで [アラーム] チェック ボックスをオンにし、表示する時間を選択します。
メモ ― [予定表] で任意の時間にアラームを表示するには、ツール バーまたはナビゲーション バーの (アラームを表示する) をクリックします。

<仕事>

Outlook Web Access の [仕事] では、自分の仕事の作成および管理、依頼された仕事の参照が行えます。仕事は個人で行う作業で、終了するまで進捗状況を管理できます。また、仕事には、一度で済むものと、繰り返えし行う作業を定義できます。

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仕事のビュー
[仕事] には 7 つのビューがあり、フォルダ バーの [仕事] の横のかっこ書きされたビュー名 (たとえば、[仕事リスト]) をクリックして表示される一覧から、目的に応じてアイテムを並べ替えできます。

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  • 仕事リスト 既定のビュー。終了したものも含め、すべての仕事の件名および期限が表示されます。
  • 仕事リスト (詳細) 仕事の件名、進捗状況、期限、達成率、および優先度が表示されます。また、それぞれの仕事にファイルが添付されているかどうかも表示されます。
  • 終了していない仕事 終了していないか延期されていない仕事がすべて表示されます。
  • 今後 7 日間の仕事 期限が今後 7 日間以内の仕事がすべて表示されます。
  • 期限の過ぎた仕事 期限までに終了していない仕事がすべて表示されます。
  • 終了した仕事 終了した仕事がすべて表示されます。
  • 簡易リスト 進捗状況が、[未開始]、[作業中]、または [待機中] になっているすべての仕事の件名および期限が表示されます。
仕事の作成
新しい仕事を作成するには、[仕事] でツール バーの [新規作成] をクリックします。[仕事] タブで、[件名] を入力し、作成する仕事について適切なオプションを選択して、[保存して閉じる] をクリックします。

定期的な仕事として設定するには、[定期的なアイテム] をクリックして、[パターンの設定] ダイアログ ボックスで、仕事の定期的なパターンを設定します。ファイルを添付する場合には、ツール バーの (添付ファイルの追加) をクリックします。

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仕事の進捗管理
仕事は、作業の達成率にあわせて進捗を管理できます。仕事の進捗状況を更新するには、仕事アイテムを開いて、[達成率] をパーセンテージで入力し、場合によって [詳細] タブで必要な情報を入力します。仕事が終了した場合には、[達成率] に「100」と入力するか、仕事の一覧で該当する仕事の横にある (進捗状況を終了にする) チェック ボックスをオンにします。

仕事のアラーム
仕事には、期限になる前にアラームを表示するよう設定できます。アラームはいつ表示するかを指定することもできます。

アラームを表示するように設定するには、仕事アイテムで [アラーム] チェック ボックスをオンにし、表示する時間を選択します。
メモ ― [仕事] で任意の時間にアラームを表示するには、ナビゲーション バーの (アラームを表示する) をクリックします。

<連絡先>

Outlook Web Access では [連絡先] フォルダを使用して、個人用の連絡先データベースを管理できます。連絡先アイテムには、電子メール アドレス、住所、電話番号、および連絡先に関連するその他の情報を登録でき、ファイルの添付も行えます。

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連絡先のビュー
連絡先は、連絡先の名前の一部またはその他の連絡先情報ごとに並べ替えしたり、グループ化できます。フォルダ バーの [連絡先] の横にかっこ書きされたビュー名 (たとえば、[連絡先カード]) をクリックすると表示される一覧から、目的に応じて並べ替えできます。
  • 連絡先カード 既定のビュー。連絡先アイテムの [概要] タブの基本情報を表示します。
  • 連絡先カード (詳細) 役職、会社名、自宅電話番号などの詳細情報を含め、連絡先に関するすべての情報が表示されます。
  • 電話番号リスト 各連絡先の名前とすべての電話番号が表示されます。
  • 会社別 各連絡先の名前と会社に関する情報が表示されます。
  • 地域別 各連絡先の地域属性別に表示されます。
  • フラグの種類別 緊急の問題や重要な問題を追跡できるように、常に把握しておく必要のある各連絡先が表示されます。
連絡先の作成
新しい連絡先を作成するには、[連絡先] でツール バーの [新規作成] をクリックして、連絡先に格納する情報を入力して、[保存して閉じる] をクリックします。連絡先として複数の住所を格納する場合は、郵送先として指定する住所を一覧から選択し、[住所 (郵送先)] をオンにします。ファイルを添付する場合には、ツール バーの (添付ファイルの追加) をクリックします。

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メモ ― 一部のボックスでは、ドロップダウン リストを使用して複数のエントリを記録できます。たとえば、[電子メール] アイコンの横にあるドロップダウン リストを使用すると、1 つの連絡先に対して 3 つまでの電子メール アドレス ([電子メール]、[電子メール 2]、[電子メール 3]) を格納しておくことができます。複数の住所や電話番号を格納することもできます。
配布リストの作成
[連絡先] では、配布リストも作成できます。配布リストには電子メール アドレスを持つユーザーであればだれでも追加できるため、メッセージや会議出席依頼を同時に複数のメンバに送信場合に便利な機能です。

配布リストを作成するには、ツール バーの [新規作成] の横にある矢印 (▼) をクリックして [配布リスト] をクリックします。[配布リスト名] を入力し、メンバを追加します。配布リストのメンバは、[名前の検索] をクリックして対象の連絡先を検索するか、[配布リストに追加] ボックスに表示名またはエイリアスを直接入力して [追加] をクリックします。

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連絡先および配布リストを利用したメッセージの作成
Outlook Web Access の連絡先アイテムから、電子メールを直接作成することもできます。連絡先および配布リストから新しいメッセージを作成するには、アイテムをダブルクリックして開いて、ツール バーの (連絡先にメールを送信) をクリックします。その連絡先宛ての新しいメッセージ フォームが開きます。

<パブリック フォルダ>

Outlook Web Access では、Microsoft Exchange Server の機能であるパブリック フォルダも利用できます。パブリック フォルダには、メッセージ、予定、連絡先、仕事、履歴項目、メモ、フォーム、ファイル、投稿など、すべての種類の Outlook アイテムを保存できます。

ナビゲーション ウィンドウの [パブリック フォルダ] をクリックすると、パブリック フォルダ専用のウィンドウが起動します。

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パブリック フォルダは、掲示板としても利用できますが、複数のユーザーで共有できる電子会議室として使用することもできます。パブリック フォルダに情報を投稿すると、その情報はたくさんのユーザーが自由に見ることができ、その投稿に対するコメントを投稿することもできます。

パブリック フォルダの作成
パブリック フォルダは、Outlook Web Access の画面上で作成することも可能です。パブリック フォルダを作成するには、作成先の親フォルダを右クリックして [新しいフォルダの作成] をクリックします。[新しいフォルダ] ダイアログボックスで [名前] を入力して [フォルダに保存するアイテム] を一覧から選択します。

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【注意】

新しいパブリック フォルダを作成するには、作成する親フォルダに作成権限が必要です。パブリック フォルダのアクセス権については、システム管理者に確認してください。

<仕訳ルール>

Outlook Web Access では、仕訳ルールを使用して受信メッセージを条件にしたがって自動処理できます。ルールを作成すると、受信トレイに到着したメッセージにそのルールが適用されます。たとえば、特定の送信者のメッセージを自動的に転送したり、指定のフォルダに移動することが可能です。

【重要】

Microsoft Outlook で作成されたルールを使用する場合、ルールの作成に使用された Outlook のバージョンによっては、Microsoft Office Outlook Web Access でそれらが異なって解釈されることがあります。
仕訳ルールの作成
ルールを表示するには、ナビゲーション ウィンドウの [仕訳ルール] をクリックし、ツールバーの [新規作成] をクリックします。[仕訳ルールの編集] ダイアログ ボックスでは、処理を適用する条件と実行する処理 (移動、コピー、削除、転送など) を設定し、[保存して閉じる] をクリックします。

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<オプションの設定>

Outlook Web Access には、プログラムの機能や外観をカスタマイズできます。ナビゲーション ウィンドウの [オプション] をクリックすると、以下の設定が行えます。

【重要】

オプションの設定を変更した場合、[保存して閉じる] をクリックして、変更を有効にする必要があります。
受信した電子メールに自動的に返信する
[不在時のアシスタント] は、不在中に受信した電子メール メッセージに自動的に返信を送信します。[不在時のアシスタント] を有効にするには、[不在] をクリックして、返信するメッセージをテキスト ボックスに入力します。

メッセージとメッセージの表示をカスタマイズする
[メッセージ オプション] では、フォルダで 1 ページに表示されるアイテムの数、新着メールの受信時の通知方法、署名の編集、作成するメッセージに使用する既定のフォントなどをカスタマイズできます。

プレビューしたアイテムを開封済みにする
[閲覧ウィンドウ オプション] では、[閲覧ウィンドウ] に表示したアイテムをどのタイミングで開封済みにするかを指定できます。

スペル チェックを設定する
[スペル チェック オプション] では、スペル チェック プログラムによる例外、スペル チェックの自動実行、スペル チェックを使用する辞書の言語を設定できます。

電子メール セキュリティを設定する
[電子メールのセキュリティ] では、送信するすべてのメッセージに対して、メッセージと添付ファイルの暗号化、およびデジタル署名を行うように設定できます。また、Outlook Web Access でこれらのオプションを利用するために必要となる、S/MIME コントロールもダウンロードできます。

プライバシーを保護する
[プライバシーの保護と迷惑メールの防止] では、不要なメッセージを制御し、個人情報の漏洩を未然に防ぐためのオプションが利用できます。迷惑メールのフィルタリングおよび迷惑メール リストの管理、Web ビーコンを含む可能性のある外部コンテンツのブロック、開封済みメッセージ要求に対する処理方法などが指定できます。

配色を変更する
[デザイン] では、現在の Windows のテーマや配色に合った色を選択して、Outlook Web Access の外観をカスタマイズできます。既定では、[青]、[オリーブ グリーン]、[シルバー]、[バーガンディ]、[濃紺] の 5 色が用意されています。

日付と時刻の形式を設定する
[日付と時刻の形式] では、フォルダで表示する日付と時刻の形式をドロップダウン リストを使用してさまざまなスタイルから選択します。
メモ ― 日付と時刻の形式オプションは、Internet Explorer に設定された言語によって異なることがあります。Outlook Web Access はブラウザの言語設定を使用して、地域特有のオプションを提供します。
予定表ビューをカスタマイズする
[予定表オプション] では、[予定表] に表示する週の最初の曜日、各就業日に表示される開始および終了時刻、週につける番号 (開始日から、何週目かを表示) のルールを選択します。

アラームを設定する
[アラーム オプション] では、予定および仕事アイテムのアラーム機能の有効化、音の使用、アラームを表示する時間の既定値を設定できます。

アドレス帳検索をカスタマイズする
[連絡先オプション] では、[名前の検索] ダイアログ ボックスで最初に使用するアドレス帳を選択できます。[グローバル アドレス一覧] または [連絡先] のどちらを優先して使用するか指定します。

削除したアイテムを回復する
Exchange Server 2003 では、[削除済みアイテム] フォルダからアイテムを削除しても、既定で 7 日間データを保持しています。この期間内であれば、削除済みアイテム フォルダから完全に削除した電子メール メッセージも復元できます。
メモ ― 削除済みのアイテムがサーバーで保存される期間はシステム管理者によって設定されているため、一部のアイテムまたはフォルダを元に戻すことができない場合があります。パブリック フォルダでは、システム管理者が設定した期間よりも、フォルダに設定した期間が優先されます

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