仕事とは、完了するまで進捗状況を管理する必要がある作業のアイテムです。仕事には、優先度の高い仕事の内容や、忘れてはならない作業を保存しておくと便利です。追加したアイテムは [仕事] フォルダだけでなく、Outlook Today や予定表の [日/週/月] ビューの仕事リストにも表示されますので、自分が何をすべきかひとめで判別できます。

仕事には、一度しか発生しないものと、繰り返し発生する定期的な仕事があります。定期的な仕事は、一定の間隔で繰り返すことも、前回の仕事の完了日に合わせて繰り返すことも可能です。たとえば、仕事の依頼をした場合には、進捗レポートを 1 か月に 1 回最終の金曜日に提出するように設定できます。

Outlook の [仕事] フォルダでは、自分の仕事だけではなく、ほかの人に依頼する仕事も作成できます。仕事を依頼するには、仕事の依頼メッセージを送信します。受信者は、一時的にその仕事の所有者になり、その仕事の依頼を承諾または辞退できます。受信者がさらに他の人にその仕事を依頼することもできます。依頼メッセージの受信者が仕事を辞退すると、仕事は依頼者に戻されます。依頼者はその仕事を自分の仕事リストに戻し、再度その仕事の所有者になります。依頼メッセージの受信者が仕事を承諾すると、受信者が仕事の所有者になります。他の人に依頼した場合は、その相手が仕事の所有者になります。仕事の内容を変更できるのは、仕事の所有者だけです。所有者が仕事を更新すると、その仕事のすぺてのコピーが更新されます。つまり、その仕事の依頼者や以前の所有者の仕事リストで、仕事の内容が更新されます。所有者が仕事を完了すると、仕事の依頼者、以前の所有者、および進捗レポートを依頼した人に、自動的に進捗レポートが送信されます。複数の人に 1 つの仕事を依頼すると、自分の仕事リストにある仕事のコピーを最新に保つことができなくなります。複数の人に仕事を依頼する場合、自分の仕事リストにあるコピーを最新に保つには、仕事を分割し、それぞれの仕事を個別に依頼します。たとえば、報告書の作成を 3 人の担当者に依頼する場合は、3 つの仕事を作成し、"報告書を書く : 担当者 1"、"報告書を書く : 担当者 2"、"報告書を書く : 担当者 3" という名前を付けると、判断しやすく便利です。

Outlook 2003 では、メンバの仕事リストをグループで共有することもできます。メンバの仕事リストを参照することで、仕事の依頼を行う際に作業状況を確認できます。たとえば、リソース管理者には参照権限を設定すれば、各自の現在の作業を把握して、効果的なタスクの割り当てが行えます。

共有の仕事を開く
アクセス権を持つメンバの仕事は、自分の仕事と同じように表示し、管理できます。ナビゲーション ウィンドウの [共有の仕事を開く] をクリックし、[共有の仕事を開く] ダイアログ ボックスで表示するユーザー名を入力するか、[名前] をクリックして [名前の選択] ダイアログ ボックスで名前を選択します。
一度選択した仕事は、ナビゲーション ウィンドウの [その他の仕事] に表示されるので、チェック ボックスをオン/オフすることで簡単に表示を切り替えることができます。