基本操作＜画面構成＞
Outlook 2003 を起動する前に、まず基本的な画面の名称を学習します。ここで、紹介する名称は、この後の説明でも頻繁に使用します。
＜Outlook 2003 の画面＞
Outlook 2003 の画面は、ナビゲーション ウィンドウと情報ビューアの 2 つに大きく分けることができます。また、画面には、メニュー バー、ツールバーおよび検索ウィンドウも表示されます。
ツールバー
ツールバーには、よく使用するメニューおよび機能にすばやくアクセスするためのボタンが表示されます。表示するボタンは、[ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックすると表示される [ユーザー設定] ダイアログ ボックスで変更できます。
ナビゲーション ウィンドウ
Outlook 2003 では、Outlook バーがより使いやすいナビゲーション ウィンドウに一新されました。ナビゲーション ウィンドウにはメールなどの各ウィンドウや、ウィンドウ内のショートカットやフォルダが表示されます。ナビゲーション機能がまとめられているので、簡単に機能を利用できます。
ウィンドウ切り替えボタン
メール、予定表、仕事、パブリック フォルダなどの各ウィンドウに移動するショートカット ボタンです。[ショートカット] には、よく利用するフォルダを登録できます。表示するボタンは、右下の [設定] ボタンから変更できます。
情報ビューア
現在作業中のフォルダに含まれるアイテムが一覧表示されます。アイテムとは、メッセージ、予定、連絡先、仕事、メモなど Outlook で管理することができる情報の単位です。
閲覧ウインドウ
メールやパブリック フォルダの投稿アイテムなどの内容が表示されます。Outlook 2003 では、メッセージ一覧の右側に閲覧ウィンドウを表示することで、表示領域が以前のバージョンより 40 % 拡大しました。
質問ボックス
このボックスに質問を入力すると、Outlook 2003 のヘルプおよびインターネット上からその質問に関連する情報を検索し、表示します。
オンラインインジケーター
Outlook が現在 Exchange Server に接続されたオンライン状態か、またはオフライン状態であるかの情報、およびフォルダが最新の状態に同期されているかどうかを示します。
Outlook 2003 では、Outlook バーの代わりにナビゲーション ウィドウが採用されています。新しいナビゲーション ウィドウには、フォルダ一覧やウィンドウ切り替えボタンはそのままにすべてのナビゲーションがまとめられています。
＜Outlook 2003 の各ウィンドウとナビゲーション ウィンドウの内容＞
ナビゲーション ウィドウに表示される内容は、メールや予定表など、参照しているウィンドウの種類によって異なります。ウィンドウ切り替えボタンをクリックすると、機能に合わせてナビゲーション ウィンドウの表示も切り替わります。同時に、情報ビューアに表示される内容も、メールや予定表などの各アイテムが表示されます。
メール
[メール] ウィンドウでは、検索フォルダや頻繁に使用する電子メール フォルダを [お気に入りフォルダ] に追加できます。これらのフォルダは、ナビゲーション ウィンドウの [メール] ウィンドウの上部に表示されます。 [メール] ウィンドウでは、ナビゲーション ウィンドウに [お気に入りフォルダ] および [すべてのメール フォルダ] が表示されます。[お気に入りフォルダ] には、検索フォルダや頻繁に使用する電子メール フォルダを追加できます。
予定表
[予定表] ウィンドウでは、自分の予定が表示できるほか、[共有の予定表を開く] リンクをクリックして他のユーザーの共有の予定表を横に並べて表示できます。（他のユーザーの予定表を共有するには、予めアクセス権を設定する必要がございます。）ナビゲーション ウィンドウには、簡単にほかの日付に移動できるカレンダー ナビゲータが表示され、以前のバージョンで表示されていた [仕事リスト] は既定ではオフになっています。
連絡先、仕事、メモおよび履歴
[連絡先] [連絡先]、[仕事]、[メモ] および [履歴] の各ウィンドウでは、ナビゲーション ウィンドウから自分のフォルダを共有に設定したり、他のユーザーの共有フォルダを開いたりできます。（他のユーザーの予定表を共有するには、予めアクセス権を設定する必要がございます。）また、[現在のビュー] にビューの形式の一覧が表示され、各ウィンドウのビューを簡単に切り替えることができます。
【注意】
[履歴] ボタンは、標準では画面に表示されていません。次の「2.2.3 ナビゲーション ウィンドウのカスタマイズ」で示す操作を行うことで、画面に表示することができます。
フォルダ一覧
[フォルダ一覧] ウィンドウでは、Exchange Server のパブリック フォルダを利用できるほか、すべてのフォルダの一覧が表示されます。ナビゲーション ウィンドウには、フォルダ サイズの表示と Outlook データ ファイルの管理に使用できるリンクもあります。
ショートカット
[ショートカット] ウィンドウには、[Microsoft Office Online] へのリンクがあります。このウィンドウには、ユーザーがショートカットとして登録したフォルダが表示され、クリックすることでそのフォルダを表示することができます。Office ドキュメントや Web サイトなどの Outlook 外部のファイルや保存場所へのショートカットや Outlook フォルダへのショートカットを追加できます。ショートカット グループも追加して並び替えることも可能です。
ウィンドウ切り替えボタンのカスタマイズ
ウィンドウ切り替えボタンをカスタマイズして、表示するボタン数を変更したり、ボタンの表示順序を変更することができます。ナビゲーション ウィンドウの右下にある [設定] ボタンをクリックすると、メニューが表示され、以下のコマンドが使用できます。
ウィンドウ切り替えボタンのカスタマイズ
ウィンドウ切り替えボタンをカスタマイズして、表示するボタン数を変更したり、ボタンの表示順序を変更することができます。ナビゲーション ウィンドウの右下にある [設定] ボタンをクリックすると、メニューが表示され、以下のコマンドが使用できます。
表示するボタンを増やす
ビゲーション ウィンドウの下に表示されるボタンを 1 つ増やし、下端のアイコン一覧で左にあるボタンを表示します。
表示するボタンを減らす
ナビゲーション ウィンドウの下に表示されるボタンを 1 つ減らします。そのボタンのアイコンは、下端のアイコン一覧の左に移動します。
ボタンの表示/非表示
各ウィンドウ切り替えボタンの表示/非表示を切り替えることができます。
ナビゲーション ウィンドウのオプション
ボタンを表示する順序、およびそれぞれのボタンの表示/非表示を切り替えることができます。
Outlook Today では、今日の予定をプレビューできます。Outlook Today では、1 日の初めに必ず確認したい予定の概要、現在優先で作業すべき仕事の一覧、そして新着メッセージの数を瞬時に確認できます。Outlook を起動したときに最初に開くページとして、このページを設定すると便利です。また、Outlook Today の表示方法は自在にカスタマイズすることができます。
＜Outlook Todayを既定のページに設定＞
出社後に最初に見るページを Outlook Today に設定すると、1 日の予定、未解決の仕事、新着メッセージの数を1ページで確認でき、今日何から作業をすべきか判断するのに役立ちます。
Outlook Today を既定のページに設定するには、[Outlook Today] で [Outlook Today のカスタマイズ] をクリックし、[起動時に Outlook Today を開く] チェック ボックスをオンにします。
＜表示スタイルの変更＞
Outlook Today の表示方法は自分で使いやすいように表示方法を変更できます。表示方法を変更するには、[Outlook Today] で [Outlook Today のカスタマイズ] をクリックし、必要なオプションを設定します。
＜メッセージ＞
未読メッセージの数を確認するフォルダを設定できます。フォルダを変更または追加するには、[フォルダの選択] をクリックします。
＜予定表＞
Outlook Today の予定表に表示する期間を設定します。期間は、プルダウン メニューから選択します。
＜仕事＞
Outlook Today に表示する仕事リストは、[すべての仕事] または [今日の仕事] から選択できます。また、表示するフィールドも指定できます。
＜スタイル＞
Outlook Today のデザインを一覧から選択します。デザインは好みや使い勝手に合わせて選択してください。
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