パブリック フォルダは Exchangeサービス の機能の 1 つで、組織内のユーザー間で情報を収集、整理、および共有するためのフォルダです。パブリック フォルダは、通常、プロジェクト チームやユーザー グループが特定の情報を共有するために使用します。Exchangeサービスのサーバー に接続している場合、Outlook のフォルダ一覧に [パブリック フォルダ] という名前のフォルダが表示されます。このフォルダは、Outlook で管理できます。パブリック フォルダには、メッセージ、予定、連絡先、仕事、履歴項目、メモ、フォーム、ファイル、投稿など、すべての種類の Outlook アイテムを保存できます。パブリック フォルダへのショートカットを作成し、ショートカットを Outlook バーや [お気に入り] フォルダに保存することもできます。 パブリック フォルダを開くには、ナビゲーション ウィンドウで [フォルダ一覧] ボタンをクリックして、[パブリック フォルダ] ― [すべてのパブリック フォルダ] の順に展開し、目的のフォルダをクリックして参照します。

パブリック フォルダは、掲示板としても利用できますが、複数のユーザーで共有できる電子会議室として使用することもできます。パブリック フォルダに情報を投稿すると、その情報はたくさんのユーザーが自由に見ることができ、その投稿に対するコメントを投稿することもできます。

入力する内容は以下のとおりです。

役割によるアクセス権の違いは下記のとおりです。

パブリック フォルダには、Outlook のフォルダ一覧から行うアイテムの投稿と閲覧以外にも、活用方法があります。

Office アプリケーションは、Exchange サービス のパブリック フォルダと強力に連携しています。Office ドキュメントのプロパティのユーザー定義フィールドをパブリック フォルダのビューに定義することができます。