[履歴] フォルダでは、指定した連絡先に関連する特定のアクションを自動的に記録し、時間帯ビューに配置して表示します。電子メールなどの Outlook のアイテム、Word や Excel ファイルなどの Microsoft Office 文書だけでなく、覚えておく必要のある通信の内容を、それがコンピュータ上になくても記録することが可能です。

連絡先に関連するアイテムの一覧を作成する場合は、履歴を使用せずに、連絡先アイテムの [関連アイテム] タブを使ってアイテムを連絡先にリンクします。

作業日は覚えていても、ファイルへのパスを忘れてしまう場合などにも便利です。履歴を使用すると、いつアクションを実行したかに基づいて情報を検索できます。たとえば、Excel 文書が自動的に履歴に記録されるように設定しておくと、先週の火曜日に作業した Excel 文書をすばやく見つけ出すことができます。

履歴項目は、いつアクションが実行されたかに基づいて記録されます。たとえば、Word 文書が作成または更新されると、その文書は履歴項目として時間帯ビューに記録されます。時間帯ビューの履歴項目は、検索しやすいように電子メール メッセージ、会議、通話記録などのグループに分類することができます。これにより、たとえば過去 1 週間または 1 か月間に出席した会議の情報をすばやく見つけることができます。

履歴項目では、活動に関する詳細も確認できます。また、Outlook アイテムやファイルへのショートカットとして使用することも可能です。

履歴項目では、活動に関する詳細も確認できます。また、Outlook アイテムやファイルへのショートカットとして使用することも可能です。

履歴を自動記録するアイテム 自動的に履歴を記録するアイテムのチェック ボックスをオンにします。 履歴を自動記録する連絡先 自動的に履歴を記録する連絡先のチェック ボックスをオンにします。 履歴を自動記録するアプリケーション 自動的に履歴を記録するアプリケーションのチェック ボックスをオンにします。 履歴をダブルクリックしたとき 履歴項目と関連アイテムのどちらを開くか選択します。直接アイテムやファイルを開きたい場合には、[履歴項目の関連アイテムを開く] を選択します。

履歴で作業時間を調べる
作業報告書を作成するために、先週のコンピュータの利用状況を調べます。過去7日間以内で作業時間が長かった順に並べなおすことも可能です。[表示] メニューの [並べ替え] ― [現在のビュー] － [過去７日以内] をクリックします

メモは、電子的に再現されたメモ用紙と考えてください。突発的なアイデアや質問、忘れてはいけない注意事項など、実際はメモ用紙に書き留めておくようなことを入力し、作業中、画面上で開いたままにしておくことができます。ほかのアイテムや文書で利用するテキストや説明など、後で必要になる少量の情報を保存する場合に特に便利です。

Outlook の各アイテムは、それぞれのフォルダに対して互換性があり、連携操作が可能です。既存のアイテムを別の種類のショートカット (またはフォルダ) にドラッグすると、ドラッグしたショートカットの新しいアイテムが作成できます。たとえば、仕事の依頼メッセージを基にスケジュールを作成する場合は、仕事の依頼メッセージを [予定表] のショートカットにドラッグします。アイテムをドラッグしても、選択された文字列をドラッグしても、新しいアイテムが作成できます。

複数のアイテムをドラッグした場合には、作成されるアイテムは1つだけです。アイテムが自動的に作成されるのは、異なる種類のアイテムを保存するフォルダにアイテムをコピーまたは移動した場合だけです。

メール
予定表、連絡先、仕事、メモの各アイテムをドラッグすると、アイテムをもとに新しいメッセージを作成します。

予定表
メッセージ、連絡先、仕事、メモの各アイテムをドラッグすると、アイテムをもとに新しい予定を作成します。

仕事
メッセージ、予定表、連絡先、メモの各アイテムをドラッグすると、アイテムをもとに新しい仕事を作成します。

メモ
メッセージ、予定表、連絡先、仕事の各アイテムをドラッグすると、アイテムをもとに新しいメモを作成します。

連絡先
メッセージ、予定表、仕事、メモの各アイテムをドラッグすると、アイテムをもとに新しい連絡先を作成します。

Outlookでは、さまざまな条件を指定してアイテムを検索できます。コンピュータまたはネットワークにあるどのような種類のファイルでも Outlook から検索が可能です。

アイテムの検索には 2 種類の方法があります。特定の単語や文字列を含む条件で、現在のフォルダとそのサブ フォルダにあるアイテムをすばやく検索する簡単な検索機能 (ツール バーの [検索] ボタンをクリック)、および複数のフォルダや複数の条件によってアイテムを検索する高度な検索機能 ([ツール] メニューの [検索] ― [高度な検索] をクリック) です。

また連絡先を検索するには、ツール バーの [連絡先の検索] ボックスに名前を入力し、Enter キーを押すだけで検索結果が表示されます。

Outlook のすべてのフォルダで、アイテムを個別に印刷できます。また、すべてのアイテムが表示されているビューを印刷することもできます。たとえば、予定表フォルダでは、1 つの予定の内容を印刷とビューに表示されているすべての予定の印刷が可能です。また、FAX モデムが PC に接続されていて、FAX サービスが正しくセットアップされていれば、印刷するデータを FAX として送信することもできます。

メモ スタイル
選択しているアイテムをメッセージの形式で印刷します。一度に印刷されるアイテムは 1 つです。添付ファイルは、イメージとして印刷されます。

表スタイル
選択しているアイテムまたは一覧に表示されているすべてのアイテムを印刷します。

1 日スタイル
1 ページに 1 日分 (7:00 ～ 19:00) の予定表を印刷します。仕事リストとメモ領域も印刷されます。

週間スタイル
1 ページに 1 週間分の予定表を印刷します。仕事リストとメモ領域は印刷されません。

月間スタイル
1 ページに 1 か月分の予定表を印刷します。仕事リストとメモ領域は印刷されません。

3 つ折りスタイル
1 ページに、1 日の予定表、仕事リスト、および 1 週間の予定表を、均等に 3 つに折りたためる形式で印刷します。

予定表の詳細スタイル
1 日の詳細な予定を印刷します。

カード スタイル
すべてのカードをページの上から下へ一度に印刷します。2 段組で印刷され、最後に空白カードが 2 つ印刷されます。インデックスや見出しを印刷することもできます。

システム手帳スタイル (小)
すべてのカードを印刷します。横長の用紙の両面に片面 8 ページずつ印刷されます。用紙を切ってとじると小冊子を作成できます。

システム手帳スタイル (中)
すべてのカードを印刷します。縦長の用紙の両面に片面 4 ページずつ印刷されます。用紙を切ってとじると小冊子を作成できます。

電話帳スタイル
すべての連絡先の名前と電話番号をページの上から下へ印刷します。インデックスや見出しを印刷することもできます。

Outlook では、受信トレイなどのフォルダへのアクセス権を他のスタッフに与えて、アイテムを処理してもらうことができます。フォルダを開いたり、アイテムの参照や作成をしたり、依頼に対して返信したりする権限をほかの人に与えて作業を代行してもらうことを、代理アクセスといいます。たとえば、出張中や休暇中に重要なプロジェクトに動きがあったとします。このような場合にも、代理アクセスを利用すればメッセージや会議の出席依頼をサポートのスタッフが受け取って処理できるので、プロジェクトの関係者に迷惑をかけることが少なくて済みます。

アクセス権を与える場合は、代理人に許可するアクセス権のレベルを決定します。フォルダ内のアイテムの参照だけを許可するアクセス権や、アイテムの参照、作成、変更、および削除を許可するアクセス権を与えることができます。自分に代わってメールを送信し、メールに返信するアクセス権を与えることもできます。代理人が代わりに会議を開催したり、会議出席依頼や仕事の依頼に返信したりすることもできます。フォルダへのアクセス権を与えると、代理人はフォルダ内の個人用のアイテムにアクセスできるようになります。

[設定したアクセス権情報を代理人に自動送信する] チェック ボックスをオンにすると、代理人の権限とアクセス権を記したメールが送信されます。