Outlook 2003 では、電子メール メッセージにファイルを添付する際、直接 SharePoint サイトに添付ファイル用のドキュメント ワークスペースを作成できます。

ドキュメント ワークスペースは、文書を共同で作成するドキュメント レビュー用に最適化された SharePointサービス の共有ワークスペースです。電子メールでドキュメントのレビューを依頼する場合、通常はファイルを直接添付するか、ファイルの格納先であるパブリック フォルダまたはファイル サーバーのアドレスを入力して送信します。このような場合、共有ファイルの編集を他のユーザーも同時に行っており、保存した内容が他のユーザーの更新した情報で上書きされてしまう恐れがあります。ドキュメント ワークスペースでは、このような事態を避けるために、編集作業中のファイルを保護するチェックイン/チェックアウト機能を持つドキュメント ライブラリにファイルが格納されます。また、Outlook 2003 にファイルを添付してからワン クリックでワークスペースを作成し、共有ドキュメントのリンクが添付されたメッセージを作成できます。ドキュメント ワークスペースを持つファイルを開くと、現在編集中のメンバも確認できるため、インフォメーション ワーカーはスマートなドキュメント レビューを行うことができます。

SharePoint サイトのリストが更新されたときに、自動的に通知を受けるように設定できます。通知を利用すると、リストに変更が加えられたときに、変更の内容を示す電子メール メッセージが自動的にユーザーに送信されます。

通知の作成
SharePoint サイトのリストに通知を作成するには、[メール] ウィンドウで [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリックし、[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスの [通知の管理] タブで [新しい通知] をクリックします。[新しい通知] ダイアログ ボックスの [Web サイト アドレス] に SharePoint サイトの URL を入力し、[開く] をクリックします。