Outlook 2003 では、オフラインで作業する場合にもローカル コピーで作業することによって、Exchange Server のデータを継続して利用できます。オフラインで作業する理由はさまざまです。

• サーバーが保守のためにオフラインになっている。
• 外出中、サーバーに接続できない。
• ダイヤルアップ接続など、低速なネットワーク環境で接続している。など

オフラインでの作業時には、サーバーへの接続を要求するか、または送受信グループで指定していない限り、Outlook から Exchange Server への接続は確立されません。たとえば、オフライン時に送信したメッセージは送信トレイに保存され、次回接続したときに送信作業が行われます。

オフラインフォルダ
オフライン フォルダは、サーバーにあるメールボックスのフォルダの複製です。クライアント コンピュータにオフライン フォルダ ファイル (.ost) を作成し、ネットワークに接続できない場合でも Exchange Server のデータを利用できます。アイテムの変更、メッセージの送信、オフライン パブリック フォルダの利用など、オフライン フォルダはサーバーにあるフォルダと同じ方法で作業できます。
オフライン作業の間は、サーバー フォルダに更新 (新着メッセージやパブリック フォルダ内のアイテムの変更など) があっても影響を受けません。再接続したときにオフライン フォルダと対応するサーバー フォルダが更新され、2 つのフォルダが同じ内容になります。この処理を、フォルダの同期と呼びます。
同期されるフォルダの種類は送受信グループによって決まります。送受信グループを使用すると、同期して最新を維持するフォルダを選択できるため、オフライン作業の間も作業を継続できます。また、アドレス帳の更新情報をダウンロードするように指定することもできます。
リモート メール
リモート メール機能を使用すると、低速ネットワーク接続 (ダイヤルアップ接続など) の際に、個人用フォルダ ファイル (.pst) に対してだけ受信トレイを同期できます。リモート メールでは、メッセージ ヘッダーをダウンロードしてから、必要なメッセージだけをダウンロードすることで、ダウンロードの必要のないメッセージを除外できます。外出中で接続の速度や費用が気になる場合、特に便利です。 Exchange キャッシュ モード
Exchange キャッシュ モードを使用すれば、オフライン フォルダやリモート メールを意識することなく、オフラインでの作業が行えます。Exchange キャッシュ モードでは、既定でオフライン フォルダ ファイル (.ost) を自動的に作成し、メールボックスにある全フォルダ内のアイテムの同期コピーがダウンロードされています。クライアント コンピュータ上で行われたデータの処理は、次回接続したときにサーバーと同期します。 Exchange サーバーとの接続が中断されても、データ処理をそのまま続行できます。接続が回復すると Outlook 2003 は自動的に変更を同期するので、サーバーおよびローカル コンピュータ上のフォルダとアイテムは同じ内容になります。サーバーとの接続の管理、およびデータの最新状態の維持は、Outlook 2003 が自動的に行います。オフライン作業に切り替える必要や、サーバーへの再接続を何度も試みる必要はありません。 また、Exchange キャッシュ モードを使用すると、送受信グループを設定して、オフラインで使用するフォルダを選び、これらのフォルダを同期させる必要もありません。これらはすべて Outlook 2003 によって処理されます。

この操作を行うと、Exchange Server のデータをオフラインでも通常どおり作業できるようになります。送信したアイテムは送信トレイに残ります。

オフライン時に利用できるフォルダの設定
オフライン フォルダ ファイルを作成したら、オフラインで利用できる Exchange Server のフォルダもあわせて設定しましょう。
オフライン時に利用できるフォルダを設定するには、 [ツール] メニューの [送受信] ― [送受信の設定] ― [送受信グループの定義] をクリックし、一覧で Exchange Server のアカウントを含む送受信グループをクリックして、[編集] をクリックします。[フォルダ オプション] で、オフラインで使用するフォルダを選択して、ヘッダーのみダウンロードするか、メッセージ全体をダウンロードするかを設定します。

フォルダの同期
手動でフォルダの同期を行うには、ネットワークに接続し、送受信を行います。
前の項で説明したオフライン時に利用できるフォルダを [送受信グループの定義] で設定すると、フォルダの同期を自動的に行うこともできます。指定した間隔ですべてのフォルダの同期を自動的に行うには、[送受信グループ] ダイアログボックスで [Outlook がオフラインのとき] の [次の時間ごとに自動同期をする] チェック ボックスをオンにして、1 分から 1440 分までの時間を指定します。

オフライン フォルダ ファイル (.ost) を圧縮
オフライン フォルダ ファイル (.ost) を圧縮して、ハード ディスクの空き領域を増やすこともできます。圧縮を行うには、[ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックして電子メール アカウント ウィザードを開始します。[既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックして [次へ] をクリックします。[以下の順番で各アカウントの電子メールを処理します] の一覧で、[Microsoft Exchange Server] を選択して [変更] をクリックします。[詳細設定] をクリックし、[詳細設定] タブで [オフライン フォルダ ファイルの設定] をクリックします。[オフライン フォルダ ファイルの設定] ダイアログ ボックスの [今すぐ圧縮] をクリックすると、圧縮を開始します。

メッセージにダウンロード用のマークを付ける
ダウンロードしたメッセージ ヘッダーには、次にサーバーに接続したときダウンロードするかどうかマーク付けを行います。必要なメールだけをダウンロードするように設定することで、ダイヤルアップ接続などを使用する際にも通信費用を低減できます。
マーク付けは、メッセージ ヘッダーを右クリックして選択します。

ダウンロードしたメッセージ ヘッダーには、次にサーバーに接続したときダウンロードするかマーク付けを行う

マークを付けたメッセージを処理
メッセージ ヘッダーにマーク付けを行ったら、再度サーバーに接続して本文のダウンロードを行います。Outlook をサーバーに接続すると、マークを付けたアイテムのみがダウンロードされます。その後、各アカウントの送受信グループの設定に従って、新しい電子メールの送信やフォルダの同期を行います。
マークを付けたメッセージを処理するには、[ツール] メニューの [送受信] ― [このフォルダ内のマークされたヘッダーを処理] をクリックします。

完全なアイテムをダウンロード
すべてのアイテムについて、ヘッダーと内容のすべてを同時にダウンロードします。高速のネットワークに接続している場合、この設定が適切です。

ヘッダーに続いて完全なアイテムをダウンロード
最初にすべてのアイテムのヘッダーのみがダウンロードされ、続いてすべてのアイテムについて内容がダウンロードされます。アイテムのヘッダー一覧をすぐに参照できるので、完全なアイテムのダウンロードには時間がかかる場合に便利です。一覧でアイテムのヘッダーをクリックすると、そのアイテムの内容がすぐにダウンロードされます。

ヘッダーをダウンロード
すべてのアイテムのヘッダーのみをダウンロードします。閲覧ウィンドウで [メッセージの残りの部分をいますぐダウンロードする] をクリックするか、アイテムを開くまでメッセージの全体はダウンロードされません。この設定は、ネットワーク接続が低速で、すべてのアイテムのダウンロードに時間を要する場合に適切です。

低速回線接続ではヘッダーのみダウンロード
の設定をオンにしておくと、ネットワーク接続の速度が Outlook によって自動的にチェックされ、ネットワーク接続が高速な場合は完全なアイテムのダウンロードが行われ、低速な場合はヘッダーのみがダウンロードされるようになります。

手動で接続状態をコントロールする
既定では、Outlook 2003 はネットワーク接続の状態を自動的に検出します。また、オフラインでの作業が多く行われる場合には、Outlook の起動時に接続の種類を選択するよう設定することもできます。
[ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックし、[電子メール アカウント] で [既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックして次に進みます。[Microsoft Exchange Server] が選択されていることを確認して [変更] をクリックし、次のページで [詳細設定] をクリックします。[Microsoft Exchange Server] ダイアログ ボックスの [概要] タブで [手動で接続状態をコントロールする] をオンにして、[起動時に接続の種類を選択する] をオンにします。

[起動時に接続の種類を選択する] をオンにすると、Outlook の起動時に接続の種類を選択するダイアログ ボックスが表示される