アドレス帳に表示されるアドレス一覧には、いくつかの種類があります。
Exchnageサービス ユーザーの連絡先は、グローバル アドレス一覧にあります。[Outlook アドレス帳] には、各連絡先フォルダの情報が表示されます。個人の連絡先は、Outlook の連絡先フォルダに作成し、アドレス帳で選択します。取引先情報などのグループで利用する連絡先は、パブリックフォルダの連絡先フォルダを利用できます。また、プロジェクト チーム用の SharePoint サイトがある場合には、連絡先リストを直接アドレス帳に表示することも可能です。

アドレス帳を表示する
アドレス帳を表示するには、[ツール] メニューの [アドレス帳] をクリックするか、標準ツールバーの をクリックします。[アドレス帳] ウィンドウには、数種類のアドレス帳を表示できます。アドレス帳の種類は、[名前を表示するアドレス一覧] で選択します。

個人用アドレス帳を作成する
個人用アドレス帳は、プロファイルを作成しても自動的に追加されません。Outlook データ ファイルからアドレス帳だけを抽出したい場合など、必要にあわせて作成してください。
個人用アドレス帳を作成するには、まず [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックして [新しいディレクトリやアドレス帳の追加] をオンにして [次へ] をクリックします。[その他のアドレス帳] オンにして [次へ] をクリックし、[個人用アドレス帳] を選択します。

アドレス帳では、最初に表示するアドレス一覧、およびアドレスの登録先および送信時に名前を確認するアドレス一覧の順番を変更できます。アドレス帳のカスタマイズを行うには、標準ツールバーの をクリックしてアドレス帳を開き、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

Outlook 2003 では、相手先に告知するフラグのほか、返信の作成や作業が必要な受信メッセージに目印を付けて整理するクイック フラグが追加されています。6 色のクイック フラグには、「返信が必要なメールには、赤色を利用」など、自分なりにルールを設定して利用できます。また、アラームも利用できますので、指定の時間までにフォロー アップを忘れる心配もありません。Outlook 2003 に既定で用意されている検索フォルダ、[フラグの設定されたメール] では、フラグつきのメッセージだけを一覧で表示することも可能です。

電子メール メッセージの整理 (仕分け作業) では、サブ フォルダに電子メール アイテムを移動することが一般的です。この場合、複数のフォルダに格納されたメッセージを条件に従って一覧表示する場合、検索を行うか、メッセージを複数のフォルダに移動して保存しておく必要があります。
Outlook 2003 では、メッセージを効率的に整理できるよう、繰り返し行う検索作業を仮想のフォルダにした検索フォルダ機能を用意しています。検索フォルダは、検索結果をそのままフォルダとして利用できますので、毎回検索を行う必要がありません。また、目的にあわせて作成しておけば、[受信トレイ] や [送信済みアイテム] のメッセージを物理的なフォルダに移動して整理する必要がなくなります。また、検索フォルダを削除しても、メッセージには影響しません。

Outlook 2003 では検索フォルダを使用して、メッセージのコピーや移動を行わずにメッセージを分類できますが、新しいフォルダを作成してメールを分類することもできます。サブ フォルダは、自分のメール ボックスに作成できます。たとえば、[受信トレイ] の配下にサブ フォルダを作成し、メッセージを分類します。新しいフォルダを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] － [フォルダ] をクリックします。[新しいフォルダの作成] 　ダイアログボックスで、フォルダの名前を入力し、保存するアイテムの種類と作成する場所を指定します。

メッセージの自動処理を実行するルールを使用して、電子メール メッセージを管理できます。自動仕訳ウィザードで作成したルールは、メッセージが受信トレイに届いたとき、またはメッセージを送信したときに適用されます。たとえば、特定の人から受信したメッセージを秘書に転送する、あるいは [件名] ボックスに "売上" という文字が含まれる送信メッセージには"売上" という分類項目を割り当てる、などの操作を自動的に行うことができます。
ルールには例外条件も設定できます。例外条件の 1 つにメッセージが該当すると、そのメッセージにはルールが適用されません。ルールは手動で実行することもできます。手動で実行すると、受信トレイやほかのフォルダにある既存のメッセージにルールを適用することができます。
Exchangeサービス を使用している場合は、Outlook を実行していないときでもルールを適用できます。この場合のルールは、サーバーの "受信トレイでメッセージを受信したとき" に適用されるよう設定されていることが必要です。また、サーバーで完了できる処理でなければなりません。たとえば、個人用フォルダ ファイル内のフォルダにメッセージを移動するルールは、サーバーでは適用できません。サーバーで適用できなかったルールは、Outlook を起動したときに適用されます。また、サーバーで実行できないルールは、名前の末尾に "クライアント ルール" と表示され、最後に適用されます。ルールの一覧に、サーバーで実行できるルールと実行できないルールの両方が含まれている場合は、まず、サーバーのルールが適用され、次に残りのルールが適用されます。

自動仕訳ウィザードでルールを作成
自動仕訳ウィザードで作成するルールは、テンプレートを使用しても、また一から自分で作成することもできます。
ルールを新規作成するには、対象のフォルダを開いた状態で [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリックし、[電子メールの仕訳ルール] タブで [新しい仕訳ルール] をクリックし、自動仕訳ウィザードを開始します。自動仕訳ウィザードで [テンプレートから仕訳ルールを作成] または [新しい仕訳ルールを作成] をクリックし、新しいルールを作成します。

テンプレートから仕訳ルールを作成
あらかじめ用意されたテンプレートにあわせて、ルールを作成します。差出人やフォルダなど、変更できる箇所はアンダーラインで表示され、クリックすると対象を選択できます。

Outlook のメールボックスは、アイテムの作成と送受信を繰り返すうちに容量が増えていきます。メールボックスを管理しやすいサイズに保つには、重要であっても頻繁には使用されない古いアイテムを別の場所に保管しておく必要があります。また、これらの古いアイテムを自動的に保管場所に移動し、内容の期限が切れたり無効になったりしたアイテムを破棄する機能も必要です。古いアイテムの整理は、これらの処理を行います。古いアイテムの整理は既定で有効となっており、決められた間隔で自動的に実行され、古いアイテムと期限切れのアイテムをフォルダから削除します。古いアイテムとは、指定した保存期限に達したもので、依頼された仕事の電子メールなどが含まれます。期限切れのアイテムとは、内容が特定の日付で無効になるメール アイテムや会議アイテムです。たとえば、4 か月前に実施されてまだ予定表に表示されている会議などが該当します。期限の指定は任意ですが、アイテムの作成時、または作成後に定義できます。期限が切れたアイテムは使用できなくなり、取り消し線が付けられます。

古いアイテムの自動処理機能
既定では、古いアイテムの自動処理機能はオンに設定されています。この設定を変更するには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。[オプション] ダイアログ ボックスで [その他] タブを開き、[古いアイテムの整理] をクリックします。

外出中、電子メールをチェックしない場合は、[不在時のアシスタント] を使用して受信トレイを管理します。[不在時のアシスタント] を使用すると、受信したメールに自動的に返信できます。また、ルールを作成して、受信したメールの処理方法を指定することもできます。たとえば、ほかのフォルダにメールを自動的に移動またはコピーしたり、削除したりするルールを作成できます。また、独自の返信を送信するルールを作成することも可能です。 ルールを作成した場合は、そのルールがどのように適用されるかを理解することが重要です。 ルールの適用方法 ルールは、[不在時のアシスタント] ダイアログ ボックスに表示されている一覧の上から順に実行されます。 [ルールの編集] ダイアログ ボックスで複数の条件を指定すると、すべての条件と一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人が "鈴木 美保子" で、[件名] ボックスに "マーケティング会議" という条件を設定すると、両方の条件と一致するメッセージにだけ、ルールが適用されます。 ただし、1 つの条件に複数の項目を設定すると、条件のいずれかと一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人に "鈴木 美保子;小倉 えり" という条件を指定すると、"鈴木 美保子" というユーザーから送信されたメッセージと、"小倉 えり" というユーザーから送信されたメッセージの両方にルールが適用されます。 不在時のアシスタントのルール作成 不在時のアシスタントでルールを作成するには、[ツール] メニューの [不在時のアシスタント] を開いて [ルールの追加] をクリックします。

不要なアイテムは、削除することによって整理します。Outlook 2003 では、削除したメッセージはいったん [削除済みアイテム] フォルダに保管されます。ユーザーは、[削除済みアイテム] フォルダの内容を確認し、必要なアイテムは元のフォルダに戻し、不要なファイルはフォルダから完全に削除できます。完全に削除されている削除済みアイテムまたはフォルダを復元する場合によっては、[削除済みアイテム] フォルダからも削除してしまったアイテムが必要になる場合もあります。Exchange Server 2003 では、[削除済みアイテム] フォルダからアイテムを削除しても、既定で 14 日間データを保持しています。この期間内であれば、削除済みアイテム フォルダから完全に削除した電子メール メッセージも復元できます。完全に削除されている削除済みアイテムを復元するには、[ツール] メニューの [削除済みアイテムを復元] をクリックします。

Outlook 2003 には、迷惑メールに対する対策機能が用意されています。迷惑メール フィルタ機能は既定では保護レベル [低] として有効になっており、明らかな迷惑メール メッセージの大部分を検出します。迷惑メール フィルタで検出されたメッセージは、専用の [迷惑メール] フォルダに移動され、後からこのフォルダ内のメッセージを取り出したり見直したりすることができます。フィルタの保護レベルをさらに高く設定したり (この場合、正当なメッセージが間違って検出されることもあります)、迷惑メール メッセージを完全に削除するように設定したりすることもできます。
迷惑メール フィルタには、迷惑メール リストと Microsoft Research が開発した最新鋭のテクノロジで構成されています。フィルタは、メッセージの全般的な内容の評価およびメッセージ構造の高度な分析を使用して、迷惑メール メッセージであるかどうかを判別します。

Outlook 2003 および Outlook Web Access は、迷惑メールのビーコンを使用した、プライバシー情報の漏洩を許しません。ビーコンとして使用できる可能性のあるメッセージを受信した場合は警告メッセージを表示するため、ユーザーによるビーコンの起動を防ぎます。画像など外部のコンテンツを参照するような HTML 形式のメールは、画像の参照行った電子メール アドレスが有効であるようにログをとっている場合もありますので、既定で自動的にダウンロードしないよう設定してあります。画像が安全であるとユーザーが確信できる場合は、インフォメーション バーをクリックして画像をダウンロードできます。

メッセージの添付ファイルには、ウイルスなどコンピュータに害を及ぼすプログラムが含まれている可能性があります。このようなプログラムによってネットワーク環境が被害を受けることを防ぐため、Exchange Server 2003 では特定の種類の添付ファイルがブロックされ、受信または送信が禁止されます。

制限される添付ファイルの種類
以下の拡張子を持つ添付ファイルはアクセスが制限され、変更できません。
問題のある添付ファイルの削除
受信したメッセージに制限されている添付ファイルが含まれる場合、その添付ファイルを開くことはできません。これらの添付ファイルを削除するには、添付ファイルのアイコンを右クリックして [削除] をクリックします。 ブロックされる種類の添付ファイルをどうしてもメールで送信する必要がある場合、次のような方法が使用できます。

• ファイルの拡張子を、制限されないものに変更して送信します。たとえば、Picture.exe ファイルをそのまま送信するとブロックされますが、ファイル名をMyFile.exe_EXTRA に変更して送信するとブロックされません。メッセージの本文で、拡張子を元に戻すように受信者に通知します。
• Zip などの圧縮プログラムを使用して、ファイルを圧縮してから送信します。
• セキュリティ保護されたネットワーク共有にファイルを保存し、そのファイルへのリンクをメッセージに含めます。