「メールの基本設定」で説明したように、弊社から提供される情報を、Outlook に電子メール アカウントとして追加すると、電子メール サーバーに接続してメッセージの送受信が行えるようになります。
Outlook 2003 は、シンプルなテキスト形式、インターネット標準の HTML 形式、Exchange Server を使用した場合にリンク オブジェクトを有効にできるリッチ テキスト形式の 3 種類のメッセージの送受信をサポートしています。

標準では HTML 形式を採用していますが、Outlook では、さまざまなタイプのアプリケーションを考え、柔軟に対応しています。HTML メッセージを送信した相手が HTML 形式を使用できないメール アプリケーションを使っている場合、メッセージ本文はテキスト形式で自動的に表示されます。インターネットを使って RTF 形式のメッセージを送信すると、既定ではこれが HTML 形式に変換されます。インターネットを使って送信するメッセージが仕事や会議出席の依頼の場合は、iCal 形式に変換されます。iCal 形式はインターネットの予定表アイテムにとって一般的な形式なので、ほかの電子メール アプリケーションでもこの形式を使用できます。メッセージに返信する場合は、返信の対象となるメッセージの形式が自動的に使用されます。これに加えて、Outlook ではさまざまなメッセージ オプションをサポートしています。一般的な重要度やフラグの設定から、開封済みメッセージの受け取り、メッセージの期限、返信先指定などの便利な機能を備えたコミュニケーション ツールとして利用できます。

メッセージの作成は、電子メール エディタで行います。電子メール エディタを開いて、新しいメッセージを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] ― [メッセージ] をクリックします。

電子メール エディタでは、メッセージ受信者の指定、件名の入力、本文の入力を必要に応じて行います。送信ボタンをクリックすると、メッセージは [送信トレイ] に移動し、設定されたタイミングで送信されます。メッセージが送信されるタイミングは、既定では [接続したらただちに送信する] に設定されています。送受信に関する設定は、[オプション] ダイアログ ボックスの [メール セットアップ] タブで確認することができます。

メッセージ受信者の指定
メッセージを送信するには、送信先の指定が必要です。メッセージ受信者には、宛先、CC、BCC の 3 種類があり、必要に応じてメッセージ受信者を指定します。

宛先
メッセージの受け取り手を宛先に入力します。宛先の指定方法は、[宛先] ボックスに直接メール アドレスを入力するか、[宛先] ボタンをクリックして [名前の選択] ダイアログ ボックスを表示し、連絡先を選択して [宛先] ボタンをクリックします。宛先には、複数の連絡先を選択できます。

CC
CC は Carbon Copy の略語です。メッセージの [CC] ボックスには、そのメッセージのコピーの送信先の名前を入力します。[CC] ボックスに入力された名前は、そのメッセージの他の受信者にも表示されます。

BCC
BCC は Blind Carbon Copy の略語です。メッセージの [BCC] ボックスには、そのメッセージのコピーの送信先の名前を入力します。[BCC] ボックスに入力された名前は、そのメッセージの他の受信者には表示されません。
新しいメッセージの作成時に [BCC] ボックスが表示されていない場合、[BCC] ボックスを追加することができます。 [BCC] ボックスを表示するには、[宛先] または [CC] ボタンをクリックして [名前の選択] ダイアログ ボックスを表示し、連絡先を選択して [BCC] ボタンをクリックするか、メッセージ受信者ボックスに直接アドレスを入力します。

署名の作成
Outlook 2003 では、送信メッセージの最後に "署名" 自動的に追加するよう設定できます。電子メール署名は文字列や画像で構成し、宛先に合わせて作成できます。たとえば、親しい友人へのメッセージには名前だけを、取引先には詳細な連絡先情報を追加するよう指定できます。
署名を作成するには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[オプション] ダイアログ ボックスの [メール形式] タブで、[署名] をクリックします。[署名の作成] ダイアログ ボックスで [新規作成] をクリックし、ウィザードに従って必要事項を入力します。

署名を自動的にメッセージに追加するには、[オプション] ダイアログ ボックスの [メール形式] タブで、[新しいメッセージの署名] および [返信時と転送時の署名] のそれぞれの場合に使用する署名を選択します。

作成した電子メールにはさまざまなオプションが設定できます。新しく作成するメッセージの各オプションは、[ツール] メニューの [オプション] をクリックすると表示される [オプション] ダイアログ ボックスの設定に従い自動的に設定されます。
作成中のメッセージのオプションを変更したい場合は、ツール バーの [オプション] ボタンをクリックし、[メッセージ オプション] ダイアログ ボックスで設定します。

メッセージの設定 - 重要度
[メッセージの設定] の [重要度] を設定すると、受信者はメッセージ リストを確認するだけでメッセージの重要性を確認できます。重要度には [高]、[標準]、および [低] の 3 種類があり、何も設定しない場合は [標準] が適用されます。
重要度が設定されたメッセージは、[受信トレイ] フォルダでメッセージ リストの重要度の項目に ! 印 (高) または ↓ 印 (低) が表示されます。

メッセージの設定 - 秘密度
[メッセージの設定] の [秘密度] を設定すると、受信者はメッセージ ヘッダーを確認するだけで、メッセージの秘守について判断できます。秘密度には、[個人用]、[親展]、[社外秘] の 3 種類があり、用途に応じて設定できます。
秘密度が設定されたメッセージは、閲覧ウィンドウのインフォメーション バーに情報が表示されます。

返信/確認オプション - 返信ボタン
[返信/確認オプション] の [返信ボタンを使う] をオンにすると、返信ボタンつきのメッセージを送付し、メッセージに対する意見の確認がとれます。たとえば、複数の担当者の回答が必要な案件の場合、返信ボタンを使用して担当者全員にメッセージを送信できます。メッセージ受信者は、返信ボタンをクリックするだけで、回答を送信できます。
返信ボタンの種類は、既定で [はい:いえ]、[はい:いいえ:たぶん]、[承認:却下] が用意されていますが、必要性にあわせて自由に文字列を入力することができます。自分で文字列を入力する場合は、たとえば「必要:不要」のように「:」で区切って複数の回答内容を入力します。

返信ボタンの追跡結果と集計 返信ボタンつきのメッセージは、送信後にメッセージを追跡し、状況を確認することができます。返信ボタンの追跡結果を確認するには、[送信済みアイテム] フォルダから対象のメッセージを開いて、[確認] タブをクリックします。[確認] タブで表示される返信状況は、シートを選択して Excel にコピーし、集計結果として保存できます。

返信/確認オプション - 配信または開封済みメッセージ
[返信/確認オプション] の [配信済みメッセージを受け取る] または [開封済みメッセージを受け取る] チェック ボックスをオンにすると、メッセージが配信または開封されたかどうかを確認することができます。たとえば、メッセージの内容について電話をしたい場合など、開封メッセージを確認してから、話を進めることができます。

確認メッセージの内容は、[送信済みアイテム] フォルダにある元のメッセージの [確認] タブに自動的に記録されます。

配信オプション - 返信先の指定
[配信オプション] の [返信先の指定] チェック ボックスをオンにし、返信先アドレスを入力すると、返信先アドレスを追加または変更できます。たとえば、社内のデスクトップでメッセージを送信し、帰宅後自宅のコンピュータで返信内容を確認したい場合に使用できます。返信先はそのまま入力することも、[宛先の選択] をクリックしてアドレス帳から選択することもできます。

配信オプション - 送信メッセージを保存
[配信オプション] の [送信メッセージを保存] チェック ボックスをオンにすると、メッセージの保存先を指定できます。既定では、送信されたメッセージは [送信済みアイテム] フォルダに保存されますが、別のフォルダに保存したい場合には [参照] をクリックし、一覧から選択します。

配信オプション - 指定日時以降に配信 Microsoft Exchange Server を使用している場合は、メッセージごとに配信日時を指定できます。たとえば、前もってグリーティング カードを作成し、指定の日時に配信するなどの操作が可能です。[送信] ボタンをクリックして送信トレイに移動したメッセージが実際に配信されるまでの時間を設定するには、[配信オプション] の [指定日時以降に配信] チェック ボックスをオンにし、日時を指定します。

配信オプション - 期限切れ日時
[配信オプション] の [期限切れ日時の指定] チェック ボックスをオンにすると、メッセージのに有効期限を指定できます。期限切れ日時が指定されたメッセージは、受信後にメッセージが期限切れになると同時に取り消し線が引かれ、インフォメーション バーに期限切れを告知するメッセージが表示されます。Microsoft Exchange Server を使用している場合は、期限内に受信されないとメッセージを送信しません。

分類項目
[分類項目] では、作成するメッセージに分類項目を指定することができます。
分類項目は、グループで一定のルールを決めて活用すると便利な機能です。たとえば、管理者に経費申請を行う場合に「経費」などの分類項目を設定するようルール付けしておけば、管理者は経費に関するメールを一覧で確認できます。また、パブリック フォルダに投稿するメール アイテムにも分類項目を使用すれば、サブ フォルダを作成することなく、「競合情報」や「ニュース リリース」などのテーマに分類して閲覧できます。
分類項目には、任意の文字列を指定することも、[分類項目] をクリックしてマスターの一覧から選択することもできます。分類項目を指定しておくと、後でメッセージを検索する場合、分類項目が指定できます。また、メッセージ一覧の [並べ替え] を使用して分類項目別に表示することもできます。

Word 2003 または Outlook 2003 標準の電子メール エディタのどちらを使っている場合でも、HTML 形式、テキスト形式、および Outlook リッチ テキスト形式でメッセージを送受信できます。

HTML形式 （既定)
Outlook 2003 でメッセージを作成する場合、既定では HTML 形式が使用されます。HTML 形式では、テキストの書式設定、段落番号や行頭文字の付いた箇条書き、テキストの配置、罫線、図 (背景)、HTML スタイル、ひな型、署名、および Web ページの機能を使用できます。一般的な電子メール アプリケーションでは HTML を使っているので、インターネットを使ってメッセージを送信することが多い場合は、HTML 形式の使用をお勧めします。Exchangeサービス を使っている社内でメッセージを送信することが多い場合にも、HTML 形式の使用をお勧めします。

テキスト形式
テキスト形式は、すべての電子メール アプリケーションで使用でき、HTML 形式やリッチ テキスト形式に比べてメッセージ サイズも大きくありません。ただし、太字、斜体、色付きフォントなど、テキストの書式設定はサポートされません。また、メッセージ本文に画像を直接表示することもできませんが、画像ファイルを添付することは可能です。

Outlook リッチ テキスト形式 (RTF)
utlook リッチ テキスト形式 (RTF) は、Microsoft Exchange Client Version 5.0 および 4.0、Outlook 2003、Outlook 2002、Outlook 2000、Outlook 98、および Outlook 97 のみで使用できる形式です。RTF では、テキストの書式設定、行頭文字の付いた箇条書き、テキストの配置、およびリンク オブジェクトの機能を使用できます。既定としてどのような形式が設定されている場合でも、会議の出席依頼と仕事の依頼、および返信ボタンによるメッセージは、自動的に RTF 形式で作成されます。

多くの場合、メッセージ形式を変更する必要はありませんが、特定のメッセージに限って別の形式を使用することが望ましい場合があります。たとえば、テキスト形式のメッセージを受信したが、HTML 形式がサポートする機能を使ってメッセージを転送または返信する場合があります。また、ある連絡先について、常に特定の形式を使用する場合もあります。たとえば、ある連絡先に頻繁にメールを送信するが、そのメールには Outlook リッチ テキスト形式のみでサポートされるリンク オブジェクトが含まれている場合です。

作成中のメッセージ形式の指定
送信するメッセージのメッセージ形式を変更するには、ツール バーのドロップダウン メニューで変更する形式を選択します。

既定のメッセージ形式の変更
常にメッセージ形式を現在使用しているものと違う形式にしたい場合は、既定のメッセージ形式を変更します。既定のメッセージ形式を変更するには、[ツール] メニューの [オプション] で [メール形式] タブを開き、[メッセージ形式] の [このメッセージ形式で作成する] のドロップダウン リストで、変更するメッセージ形式を選択します。

連絡先ごとにメッセージ形式を指定
電子メールの環境はユーザーによって異なります。前に説明したように、HTML 形式はインターネット標準であり、テキスト形式にのみ対応しているクライアント アプリケーションではテキスト形式で表示されるため、ほとんどの場合変更の必要はありません。ただし、ユーザーごとに利用できるメッセージ形式がわかっているのであれば、事前に設定しておくと便利です。
たとえば、HTML 形式で指定した書式を前提としてメッセージを作成した場合などは、テキスト形式で表示しても正確な意味が伝わらない場合があります。また、Exchangeサービス を利用しているユーザー同士であれば、リンク オブジェクトが利用できるため便利です。Outlook ではこのような場合に対応して、連絡先ごとにメッセージ形式を指定することができます。
特定の連絡先のメッセージ形式を指定するには、まず連絡先を開いて [電子メール] ボックスの電子メール アドレスをダブル クリックします。[インターネット メール形式] ボックスの一覧で、この受信者に対して使用する形式を選択します。

メッセージにフラグを付けて送信すると、今後必要となる作業を確認したり、受信者の注意を引いたりするために役立ちます。

フラグの追加
作成中のメッセージにフラグを追加するには、 をクリックして [フラグの内容] ボックスの一覧から、メッセージに添付するフラグを選択します。フラグの期限を設定する場合は、[フラグの期間] ボックスに、日付と時刻を入力します。
フラグは一覧から選択できますが、独自のフラグを設定することもできます。独自のフラグを設定する場合は、[フラグの内容] ボックスに任意の文字列を直接入力します。

フラグの削除
読み終えたフラグを削除するには、 をクリックして [フラグをクリア] をクリックします。

作成したメッセージは、文章に誤字、脱字、入力ミスなどの間違いがないか、送信前に必ず確認しましょう。誤った内容の文章を送信すると、内容が正確に伝わらないばかりか、誤解を受けてしまうこともあります。文章をチェックする重要性は、提出書類を作成したときと同じです。
Outlook 2003 の標準電子メール エディタである Word 2003 には、文章校正機能があります。また、Outlook には自動的に英文メッセージのスペルを確認する機能 (日本語には対応していません) があり、これらの機能を上手に使い分けると、ミスの少ない文章が作成できます。

マークされた箇所は右クリックするとメニューが表示されます。変換ミスを検出した場合は [変換候補] というメニューが表示され、クリックすると変換候補が一覧で表示されます。[文章校正] をクリックするとダイアログが表示されます。また、手動で文章校正機能を使用することもできます。メッセージの編集画面で [ツール] メニューの [文章校正] をクリックします。 スペルチェック Outlook 2003 の電子メール エディタには、英文のスペル ミスをリストアップする機能があります。メールの作成画面で [ツール] メニューの [スペルチェック] をクリックすると、チェックを開始します。 送信時の自動チェック機能 スペル チェックにはメッセージを送信する前に必ずチェックを実行するオプションがあります。自動的にスペル チェックを行うには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[オプション] ダイアログ ボックスの [スペル チェック] タブで [送信前にスペル チェックを実行する] をオンにします。

電子メール メッセージには、資料などのファイルやショートカットを添付して送信することができます。ファイルを添付してメッセージを送信するには、 をクリックして挿入するファイルを選択します。 をクリックすると、挿入するオブジェクトを指定できます。Outlook アイテムを添付する場合には、 をクリックして、[アイテム] をクリックします。

添付ファイルのオプションには、通常の添付ファイルと共有添付ファイルがあります。

通常の添付ファイル
既定では [通常の添付ファイル] が選択されています。受信者ごとにファイルの添付されたメッセージが送信されます。

共有添付ファイル
[共有添付ファイル] では、指定した SharePoint サイトに添付ファイル用のドキュメント ワークスペース サイトを作成し、ワークスペースのリンクと共有添付ファイルのコピーが送信されます。

ドキュメント ワークスペースについて
ドキュメント ワークスペースは、文書を共同で作成するドキュメント レビュー用に最適化されたワークスペースです。ドキュメント ワークスペースは Office アプリケーションと密接に連携しており、作成中のファイルの作業ウィンドウから、直接ドキュメント ワークスペースを操作できます。 共有添付ファイルは、ファイルのバージョン管理およびチェックイン/チェックアウトなどの機能をサポートするドキュメント ライブラリに保存され、文書の共同作成と文書管理が効率的に行えます。

回覧先の担当者が文書を保存すると次の回覧先へ、回覧が完了すると依頼者に電子メールで文書が送信されます。特別なアプリケーションを使用することなく、順々に校閲を行うワークフロー機能を持った、高度なドキュメント レビューが行えます。

メッセージの送受信は、既定では Outlook の起動時に行われます。ツール バーの [送受信] ボタンをクリックした場合にも、メッセージの送受信を行います。

メッセージの送受信は、一定時間ごとに自動的に行うように設定することもできます。送受信の間隔を設定するには、[ツール] メニュー - [送受信] - [送受信の設定] - [送受信グループの定義] の順にクリックして、[送受信グループ] ダイアログ ボックスを表示します。[次の時間ごとに自動的に送受信を実行する] チェック ボックスをオンにし、時間間隔を指定すると、その時間ごとに自動的に送受信が実行されます。

また、Microsoft Exchange Server を使用している場合、オンラインで作業するか、オフラインで作業するかを指定できます。サーバーに接続しているオンラインの状態が、Outlook の既定の状態です。送信するメッセージは、即時に配布されます。オフラインで作業することを指定している場合、メッセージを送受信するためにサーバーに接続する間隔を選択できます。

メッセージを取り消す
[未読ならば、受信トレイから削除する] を選択すると、メッセージを受信トレイから削除します。確認メッセージを受け取るには、[受信者ごとに取り消し状況を確認する]をオンにします。

メッセージを置き換える
[未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える] を選択すると、メッセージの作成画面に移動します。置き換えるメッセージを作成して送信します。確認メッセージを受け取るには、[受信者ごとに取り消し状況を確認する] をオンにします。