Outlook 2003 の[メール] ウィンドウでは、メッセージ一覧を 2 行表示にし、閲覧ウィンドウをメッセージ一覧の右側に表示します。この新しいインターフェイスにより、電子メール メッセージの表示領域が約 40 % 拡大され、可読性が向上しています。また、ナビゲーション ウィンドウには、メール フォルダの一覧に加えて、お気に入りいるフォルダや検索フォルダが利用できます。

閲覧ウィンドウは既定でメッセージ一覧の右側に表示されますが、利用スタイルに合わせて表示スタイルを変更できます。[表示] メニューの [閲覧ウィンドウ] をクリックすると表示されるサブ メニューから、[右]、[下] および [オフ] のいずれかの表示スタイルを選択できます。

また、[オプション] ダイアログ ボックスの [その他] タブで [閲覧ウィンドウ] をクリックすると、未読のメールを開封済みにするタイミングや閲覧ウィンドウのスクロール方法など、閲覧ウィンドウの各種設定が行えます。

Outlook 2003 のメールは、フォルダ単位で管理されます。フォルダは自由に追加することができますが、あらかじめ既定で用意されているフォルダもあります。ここでは、既定で用意されているフォルダの名称と役割を紹介します。

受信トレイ
電子メール メッセージを受信するフォルダです。未読のメッセージに加えて、既読のメッセージのうち、削除や移動をしていないものが格納されています。受信したメッセージの参照、転送、および返信など、メッセージに関する作業を行います。

削除済みアイテム
他のフォルダで削除したアイテムは、[削除済みアイテム] フォルダに移動します。[削除済みアイテム] フォルダに移動したアイテムは ["削除済みアイテム" フォルダを空にする] を実行しない限り、元のフォルダに戻すことができます。

下書き
メッセージ原稿の下書き、送信前のアイテムなど、送信を行っていないメッセージを保存すると、[下書き] フォルダに格納されます。アイテムはいつでも開いて編集したり、送信したりすることができます。

送信トレイ
送信したメッセージは、まず [送信トレイ] に移動し、ネットワークに接続されるまで保管されます。接続するとすぐにメール サーバーへ送信します。オフライン作業の場合、[送信] ボタンを押したアイテムはこのフォルダに一時的に保存されます。自動的に送信するか、手動で送信するかを設定することもできます。

迷惑メール
迷惑メールを受信すると、自動的にこのフォルダに移動されます。迷惑メールは随時リストに追加できます。また、内容を確認して迷惑メールでないと判断できる場合には受信トレイに戻すことができます。

送信済みアイテム
送信したメッセージのコピーが保存されます。送信したメッセージを後で参照したり、一度送信したメッセージを再送信したりする場合に使用します。

検索フォルダ
複数のフォルダに対して行う検索クエリの結果だけを表示する仮想フォルダです。たとえば、[100 KB 以上のメール] という条件を指定したフォルダには、100 KB 以上のメールだけが表示されます。検索フォルダは、実際にメールを格納しているわけではありません。検索結果を仮想のフォルダとして表示しているため、検索フォルダを削除してもメール アイテムは削除されません。

頻繁に使用するフォルダのショートカットを登録します。物理的なメール フォルダだけでなく、検索フォルダも登録でき、階層化されたフォルダを展開しなくても、すぐに目的のフォルダにアクセスできます。[お気に入りフォルダ] ウィンドウに表示されるフォルダ名はショートカットですので、削除してもフォルダには影響を与えません。
フォルダを追加するには、対象のフォルダを [お気に入りフォルダ] ウィンドウにドラッグするか、フォルダを右クリックしてショートカット メニューの [お気に入りフォルダに追加] を選択します。

[表示] メニューの [プレビュー] をクリックすると、メッセージのプレビュー表示をオンまたはオフにすることができます。メッセージのプレビューがオンの状態では、メッセージ一覧にメッセージの差出人や件名に続いて、メッセージの最初の 3 行が表示されます。このため、メッセージがどのような内容なのかをすばやく確認するために便利です。ネットワーク接続が低速なため、メッセージのヘッダーのみがダウンロードされた場合も、このプレビューで内容を確認して、必要なメッセージだけをダウンロードできるので便利です。

メッセージ一覧は、日付、差出人、サイズなどさまざまな順序で並べ替えることができます。標準の並べ替え方法は 13 種類あり、グループ化と並べ替え順序があらかじめ定義されています。たとえば、メッセージの差出人の名前、メッセージのサイズ、テーマなどの順にメッセージを並べ替えることで、必要なメッセージが見つけやすくなります。
メッセージを並べ替えるには、[表示] メニューの [並べ替え] をポイントし、並べ替えの種類を選択します。

グループは、既定で折りたたまれているテーマ別並べ替え方法を除いて、展開された状態で表示されます。並べ替え方法の作成はできませんが、グループ化と並べ替えをカスタマイズして、ユーザー指定のビューを作成することは可能です。グループ化した表示を行わないように設定することも可能です。[表示] メニューの [並べ替え] ― [グループごとに表示] をクリックし、チェック マークが外れると、グループ化は行われません。

Outlook を使って、会社、自宅、外出先などで、電子メールのやり取りができます。社内のネットワークだけでなく、インターネットを通じていろいろな人々と電子メールを利用し情報のやり取りを行うことができます。
Outlook 2003 では、複数の電子メール アカウントを 1 つの Outlook ユーザー プロファイルに追加できます。たとえば、Exchange サービスの アカウントを追加して仕事関係の電子メールを送受信し、Hotmail などのインターネット アカウントを追加して個人用のメールをやりとりできます。複数の電子メール アカウントを使用している場合は、送信するメッセージごとにアカウントを選択できます。
また、Outlook 2003 は標準の電子メール エディタに Microsoft Office Word 2003 を使用しているため、スマート タグなどの編集機能も使用できます。

電子メール アカウントの追加
Outlook 2003 では、複数の電子メール アカウントを 1 つの Outlook ユーザー プロファイルに追加できます。アカウントの追加はウィザード形式で行われ、プロファイルの作成時だけでなく必要に応じていつでも追加できます。
電子メール アカウントを追加するには、まず [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックして、ウィザードで [新しいメール アカウントの追加] を選択します。アカウントに使用する電子メール サーバーの種類を選択し、次のページで、インターネット サービス プロバイダ (ISP) または管理者から通知された情報を対応するボックスに入力します。

既定で使用するアカウントの選択
[ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックして、ウィザードの画面で [既存の電子メール アカウントの表示と変更] を選択します。対象の電子メール アカウントを選択して、[既定に設定] をクリックします。

電子メール エディタの変更
メールの作成時だけでなく、リッチ テキスト形式の電子メールの表示にも Word 2003 を利用できます。リッチ テキスト形式のドキュメントの表示に Word 2003 を使用すると、Microsoft Office Excel 2003 のワークシートなどの埋め込まれたオブジェクトがそのまま利用できるなど、メールの閲覧時にも Word 2003 の機能を利用できるので、とても便利です。
リッチ テキスト形式の電子メールの表示にも Word 2003 を使用するには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックして、[オプション] ダイアログ ボックスの [メール形式] タブで [リッチ テキスト形式の電子メールを Microsoft Office Word で表示する] チェック ボックスをオンにします。

また、Word 2003 の機能が特に必要ない場合は、電子メール エディタに Word 2003 を使用せず、Outlook 付属の電子メール エディタを使用することもできます。Word 2003 を使用しない場合は、[オプション] の [メール形式] タブで [電子メールの編集にMicrosoft Office Wordを使用する] チェック ボックスをオフにします。