[受信トレイ]で「件名 (差出人名)」を選択すると、メッセージ アイテムを表示します。メッセージは、件名、差出人、本文をテキスト形式で閲覧できます。

ビューは自由にカスタマイズできます。既定で用意されているビューにフィールドの追加と削除ができるほか、新しいビューを作成して使用することもできます。

Outlook の連絡先は、既定では [連絡先カード] ビューで表示されています。たとえば、特定の企業の担当者情報を確認する場合は、[会社別] ビューを使用するなど、作業の内容に応じて適切なビューを利用できます。

ビューの種類
Outlook の連絡先は、以下の 7 種類のビューで表示できます。ビューを変更するには、ナビゲーション ウィンドウの [現在のビュー] で、使用するビューをクリックします。

ビューのカスタマイズ
既定で用意されている 7 種類のビューが、現在の作業に必ずしも最適でない場合もあります。連絡先データベースを活用するには、ビューをより効率的に編集することも必要です。Outlook では、ユーザーがビューを自由にカスタマイズできます。また、業務の形態に合わせた新しいビューを作成して保存することもできます。

連絡先を追加するには、3 つの方法があります。事前に受信した電子メールがある場合には、このメールを基に名前とアドレスを [連絡先] フォルダに追加します。名刺などの情報を元に新しい連絡先を作成する場合は、新規にすべての情報を入力します。この場合には、同じ会社の複数の方々の情報を入力するとき、会社名や住所、電話番号といった企業の基本情報を省略して連絡先を追加することもできます。また、別のアプリケーションで使用していたデータ (Outlook Express のアドレス帳や Microsoft® Access で作成した住所録データベースなど) がある場合は、インポートして効率よく追加できます。

連絡先の新規作成
連絡先を新規作成するには、ツールバーの [新規作成] ボタンをクリックするか、[ファイル] メニューの [新規作成] ― [連絡先] をクリックし、連絡先に登録する情報を入力します。

vCard ファイル
Outlook では、ｖCard と呼ばれるインターネット標準の連絡先カードに対応しています。添付ファイルとして受信した ｖCard ファイルは、そのまま連絡先として保存できます。

その他のアプリケーションやファイル
ロータス オーガナイザー、Microsoft Access、Excel、Schedule Plus Interchange、Schedule+、で作成した住所録データベース、およびテキスト ファイル、個人用アドレス帳、個人用フォルダ ファイルをインポートすることができます。

他のアプリケーションやファイルからインポートするには、[インポート/エクスポート ウィザード] で [ほかのアプリケーションまたはファイルからのインポート] を選択し、インポートするファイルの種類を選択します。必要に応じて、インポートするファイルのフィールドを Outlook のフィールドに変換します。

連絡先アイテムには、電子メール アドレス、住所や電話番号などの連絡先情報のほか、さまざまな情報を追加して、連絡先を個人情報データベースとして活用することができます。たとえば分類項目を追加しておけば、連絡先を特定の項目でグループ化することができます。また、Outlook の他のアイテム (予定や仕事など) とリンクすれば、プロジェクト単位で必要な連絡先を瞬時に確認できます。

分類項目の設定と追加
分類項目は、特定の項目で連絡先をグループ化する場合に使用します。

分類項目を設定するには、連絡先アイテムの最下部にある [分類項目] をクリックし、[分類項目] ダイアログ ボックスで設定する分類項目のチェック ボックスをオンにします。

表示名と表題の変更
連絡先には名称として [表題] と [表示名] の 2 つがあります。[表題] は連絡先のタイトルです。[表示名] は相手先がメールを受信した際に宛先に表示される連絡先の呼称です。Outlook ではこの 2 つの名称を使い分けることができます。

たとえば、表題にはかっこ書きで企業名を付け、表示名には敬称 (たとえば "様" など) を 付けて使用することができます。また、表題は "お弁当屋さん" などのわかりやすい名称を使用し、表示名は相手先の名称を使用すると、連絡先を探す場合にとても便利です。

敬称の追加
連絡先には、[殿]、 [様]、[御中] などの敬称を追加できます。追加した敬称は、一覧から選択するだけで表題に反映することもできます。連絡先に敬称を追加するには、[詳細] タブの [敬称] でその敬称を選択します。

配布リストはメッセージを複数の連絡先に送信する場合に作成して使用します。進行中のプロジェクトがある場合には、プロジェクト名の配布リストを作成してスタッフ全員をメンバに追加しておけば、メッセージを送信するたびに複数の連絡先を選択する必要がなくなるので便利です。

配布リストの作成
配布リストを作成するには、[ファイル] メニューの [新規作成] ― [配布リスト] をクリックし、名称を入力してメンバを選択します。

配布リストの使用
配布リストを使用するには、メール アイテムなどで [名前の選択] ダイアログボックスから宛先を選択する際に、[名前を表示するアドレス一覧] で [連絡先] を選択し、[宛先] または [CC] に配布リストを追加します。

配布リストに含まれたメンバから特定のユーザーを除外することもできます。[宛先] ボックスに表示された配布リスト名の左にある + 記号をクリックすると、配布リストのすべてのユーザー名が表示されます。配布リストから展開されたそれぞれのユーザー名は選択して削除できます。

Outlook 2003 を Exchange Server のクライアントとして使用している場合、連絡先をグループで共有して活用できます。取引先や協力会社など、グループや企業単位で利用するアドレス情報は、連絡先の共有によって有効活用が行えます。

連絡先の共有には、個人で作成した連絡先フォルダを共有設定して、特定のユーザーに公開する方法と、連絡先アイテム用のパブリック フォルダを作成して公開する方法があります。

個人用の連絡先の共有
Outlook 2003 では、個人の連絡先フォルダを他のユーザーが参照できるように設定できます。共有の連絡先は、指定したユーザーが自分の連絡先と同じように参照したり、編集したりできるように設定できます。アクセス権は、ユーザーごとにを細かな設定が可能です。

個連絡先の共有設定
ナビゲーション ウィンドウの [個人用の連絡先の共有] をクリックし、[連絡先 プロパティ] ダイアログ ボックスで、連絡先の共有を許可するユーザーやグループを追加します。必要に応じて [アクセス権] でそれぞれのユーザーに許可するアクセス権を指定します。

共有した連絡先フォルダは、設定が既定のままになっていますので、必要に応じてアクセス権などの設定を行ってください。アクセス権は既定では所有者 (フォルダの作成者) のみがすべての作業が可能で、その他のユーザーはアイテムの参照および作成と、作成したアイテムの編集のみが可能になっています。アクセス権の変更を行う場合は、フォルダのプロパティを開いて [アクセス権] タブで設定を行います。

連絡先アイテム数が増えると目的の連絡先を探すのに時間がかかってしまう場合があります。Outlook ではツールバーに [連絡先の検索] ボックスがあり、どのフォルダで作業していても直ちに連絡先を検索できます。

検索を実行するには[連絡先の検索] ボックスに名前を入力し、Enter キー押します。

ご使用の PC にモデムがあり、電話線が接続され、正しくセットアップされている場合には、Outlook の連絡先から直接相手先へ電話をかけることができます。

電話をかけるには、対象の連絡先アイテムでツールバーの [オート ダイヤラー] ボタンの▼印をクリックするか、[アクション] メニューの [オート ダイヤラー] をポイントし、対象の電話番号を選択します。[コール開始] をクリックすると相手先に電話をかけます。

Outlook では、ｖCard と呼ばれるインターネット標準に対応したカードを作成したり共有したりできます。このカードは、ネット上の名刺の役割を果たします。連絡先を ｖCard として保存し、電子メールに添付して送信できます。また、電子メールの署名に添付することも可能です。ｖCard は、連絡先アイテムとして開かれ、連絡先フォルダにそのまま保存できます。

連絡先から ｖCard を作成
Outlook で vCard を作成して保存しておくことができます。

たとえば、自分自身の連絡先を作成し、あらかじめ vCard を作成しておけば、ネット用の名刺として電子メールに添付できるので便利です。

ｖCard を作成するには、対象の連絡先を開き、[ファイル] メニューの [ｖCard ファイルにエクスポート] をクリックして、名前をつけて保存します。

Outlook 2003 では、SharePointサービスの連絡先リストを直接表示できます。表示方法は、SharePoint サイトの各リストから [Outlook へのリンク] をクリックするだけです。

プロジェクトごとの顧客や取引先など、チーム単位で共有すべき連絡先は、SharePoint サイトの連絡先リストに公開できます。連絡先リストは電子メール メッセージを作成する際のアドレス帳としても利用できますので、部門にまたがるプロジェクト チームがパブリック フォルダを所有していない場合でも連絡先の共有が行えます。